بهبود مستمر چیست؟

تقریبا از نامش پیداست و با اینکه بسیار ساده به نظر می‌رسد، اما این شعار حوزه‌ی صنعت، به بهبود مستمر کسب‌وکار، فرایندها و روشِ کار شما اشاره دارد و نحوه‌ی بررسی، برنامه ریزی، اجرا و تکمیل این بهبود، کار را پیچیده می‌کند. شما باید فلسفه‌ی بهبودِ مستمرِ منطقی و پایدار را در کل سازمان‌تان ترویج دهید. با این کار، بهبود مستمر به چیزی فراتر از شعار روی پوستر تبدیل می‌شود و به این ترتیب روش همیشگیِ شرکت‌تان خواهد شد.

بهبود مستمر می‌تواند دارای طیف گسترده‌ای از تغییرات ساده در کارهای روزمره‌ی شرکت تا تغییرات بزرگ در زمینه‌ی اهداف در ساختاری جهانی معنی شود، اما در هر صورت، به ابزار درست برای رسیدن به موفقیت و حفظ آن نیاز دارید.

بیرون آمدن از منطقه‌ی امن

مقاومت مداوم انسان در برابر تغییرات دلیل مشخصی دارد؛ در حقیقت، شناخت به انسان آرامش می‌دهد. گرچه استقبال از ناشناخته‌ها هم برای بعضی‌ها خوشایند است، اما برای بسیاری، مقاومت در مواجهه با موقعیت‌های جدید، کاملا طبیعی و البته اطمینان‌بخش است. اما این مقاومت در دنیای کسب‌وکار امکان‌پذیر نیست.

در گذشته، شرکت‌ها قادر بودند تا با حفظ وضعیت و کیفیت محصولات و خدمات‌شان، در حاشیه‌ی امن خود باقی بمانند، زیرا مردم به برند و محصولات آنها اعتماد داشتند و می‌دانستند که چه چیزی را دریافت می‌کنند. اما امروزه این شیوه امکان‌پذیر نیست و دلایل آن به شرح زیر است:

• رقابت از همیشه بیشتر شده است. رقابت چیز خوبی است. رقابت زمینه‌ای را برای قیاس ما با همتایان‌مان به وجود می‌آورد و ما را به سوی بهتر شدن هدایت می‌کند. اما درعین‌حال به این معناست که ما تنها کسانی نیستیم که محصول، خدمات یا ویژگی خاصی را داریم. وقتی رقابت محدود باشد، شما به‌راحتی می‌توانید از سهمِ بازار خود دفاع کنید، اما در شرایط رقابتی امروز، دیگر یک لحظه هم راحت نیستید!
• بازار جهانی است. این روزها در بیشتر صنایع و کسب‌وکارها، نه تنها باید به فکر رقابت محلی باشید، بلکه باید رقبای خارجی را هم مدنظر قرار دهید. هرچه مرزها بیشتر و بیشتر کنار می‌روند، محصولات و خدمات بی‌نقصی که از بازارهای دیگر می‌آیند، بیشتر غافلگیرتان خواهند کرد. اگر از تغییرات دنیا بی‌خبر باشید و خودتان را آماده نکنید، هنگامی که به شما برسد، نمی‌توانید با آن مواجه شوید.
• اطلاعات همه جا هست. مصرف‌کنندگان در هر ساعتی از شبانه‌روز به اینترنت دسترسی دارند. امروزه اطلاعات در دستان مردم قرار دارد. برای مثال، ۸۵ درصد مصرف‌کنندگان برای یافتن کسب‌وکارهایی که بتوانند نیازهایشان را برآورده کنند، از اینترنت استفاده می‌کنند. گرچه در گذشته، محصول، خدمات یا برنامه بازاریابی به‌طور بلندمدت طراحی می‌شد، اما امروزه باید آماده‌ی بروز واکنش سریع نسبت به تغییرات و روندهای بازار باشید. به جای نشستن و منتظر ماندن باید از سرعت جریان اطلاعات به نفع خود استفاده کنید.
• روابط در حال تغییر هستند. دیوارهای قدیمی در اطراف محصولات و خدمات فروریخته‌اند و در این میان این شرکت‌های باهوش و انعطاف‌پذیر هستند که غنائم را جمع می‌کنند. اپلیکیشن‌های تلفن همراه، صنعت تاکسیرانی را دگرگون کرده‌اند. بانک‌های آنلاین جایگزین بانک‌های سنتی شده‌اند. تحویل محصولات درب منزل، روش خرید را عوض کرده‌ است. البته این به معنای پایان کسب‌وکارهای سنتی نیست، بلکه نیاز به تکامل این دسته از کسب‌وکارها را نشان می‌دهد.

در بازار امروز، «همان همیشگی» دیگر معنا ندارد. اما مجبور نیستیم همان همیشگی را بد بدانیم. برعکس، فهمیدن و قبول اینکه روش‌ جدیدی برای کسب‌وکار وجود دارد، هیجان‌انگیز است و می‌تواند فرصت‌های بسیار خوبی برای شما، سازمان یا گروه‌تان فراهم کند.

بهبود مستمر مفهوم جدیدی نیست

مدل بهبود مستمر، چیز جدیدی نیست. این تفکر که همیشه باید تلاش کنیم تا بهترین عملکرد را داشته باشیم، مدت‌هاست که وجود دارد، اما طی دهه‌ی ۱۹۸۰ در قالب فرمولی در کتب و نشریات متعدد ارائه شده است. این موضوع برای بعضی‌ها کاملا طبیعی به نظر می‌رسد. بیایید نگاهی به زندگی غارنشین‌ها بیندازیم:

• غارنشینِ بیچاره برای به دست آوردن غذایش تقلا می‌کرد، غذایی که خیلی سریع‌تر از آن حرکت می‌کرد که بتوان با دست آن را گرفت.
• او کشف کرد که اگر از یک تکه چوب استفاده کند، به فاصله‌ی بیشتری دسترسی دارد و شانس بیشتری برای گرفتن غذا خواهد داشت.
• پرتاب چوب دامنه‌ی شکار و شانس او را در شکار کردن بیشتر کرد.
• افزودن یک تکه سنگ تیز به انتهای چوب، به معنای موفقیت بیشتر بود.
• شرکت دادنِ غارنشینان دیگر در شکار هم شانس یافتن غذا را چند برابر کرد.

این همان بهبود مستمر است. بهبود مستمر به معنای یافتنِ روشی مؤثر و چسبیدن به آن نیست. بلکه به معنای توجه به جایگاه کنونی، تعیین هدف و انجام کارهای لازم برای رسیدن به آن هدف است. وقتی هدف موردنظر برآورده شد، دوباره این فرایند را تکرار کنید، راهی برای پیشرفت بیشتر پیدا کنید. مهم نیست که چه نوع صنعت یا کسب‌وکاری دارید، رویکرد بهبود مستمر برای پیشرفت در هر کاری لازم است.

با اطلاعات موجود درمورد با بهبود مستمر، دانستن این موضوع که باید از کجا شروع کرد، دشوار است. پیشنهاد ما این است که همیشه با تحلیل وضعیت فعلی شروع کنید. باید درک کاملی از چگونگیِ عملکرد امروزتان داشته باشید تا بتوانید اصول PDCA را دنبال کنید.

ابتدا باید خط معیار یا نقطه‌ی شروع خود را تعیین کنید. سپس:

• برنامه بریزید (PLAN): برای بهبود موردنظر برنامه‌ریزی کنید، اهداف را تعیین کنید.
• انجام دهید (DO): اقدامات لازم را برای بهبود انجام دهید.
• بررسی کنید (CHECK): موفقیت خود را نسبت به نقطه‌ی شروع بسنجید.
• اقدام کنید (ACT): تغییرات خود را تنظیم یا جابه‌جا کنید.

این فرایند اغلب به شکل دایره ارائه می‌شود، دایره‌ای که با «چرخ PDCA» یا با نام خالق آن، دکتر ادواردز دمینگ، «چرخ دمینگ» نیز شناخته می‌شود. همینطور که هر مرحله را پشت سر می‌گذارید، این چرخ را به حرکت در می‌آورید که نشان‌دهنده‌ی بهبود مستمر است. وقتی دوباره به خط شروع رسیدید، با توجه به بهبودهای قبلی خود، بهبودهای بعدی را برنامه‌ریزی می‌کنید.

ملزوماتی که باید مشخص شوند

حتی اگر امروز شرکت یا سازمان‌تان فرایند بهبود مستمر را به‌صورت فعالانه‌ای در پیش نمی‌گیرد، به این معنی نیست که هیچ بهبود مستمری ندارید. فقط احتمالا آن‌طورکه باید، عملکرد سیستماتیک یا مؤثری ندارید و شاید تغییرات را از بخش یا ناحیه‌ای به بخش یا ناحیه‌ی دیگر که می‌تواند از آن بهره ببرد، گسترش نمی‌دهید. اینجاست که فرهنگ بهبود مستمر به کار می‌آید. وقتی ابتدا موضوع بهبود مستمر را با کارکنان و همکاران خود در میان می‌گذارید، بیشترشان با لزومِ آن موافق هستند، اما نمی‌دانند که باید از کجا شروع کرد. ایجاد طرح مشخصی که برای ساختار شما مؤثر باشد، بسیار مهم است.

چندین دلیل وجود دارد که چرا مشخص نمودن استراتژی بهبود مستمرتان اهمیت دارد:

• باعث می‌شود تا همه از زبانی یکسان استفاده کنند. وقتی می‌خواهید آموخته‌ها و بهترین روش‌هایتان را در فرایندها و واحدهای تجاریِ خود گسترش دهید، این مهم‌ترین نکته به حساب می‌آید. مشخص نمودنِ اسناد، روش‌ها و دستورالعمل‌های کاری باعث می‌شود تا همه با هماهنگی کار کنند.
• ذهنیت ایجاد می‌کند. به جای اینکه بهبود مستمر را به عنوان چیزی ببینیم که با هر پروژه‌ی جدید دوباره به راه می‌افتد، رویکردی مشخص و پایدار نسبت به بهبود مستمر، به افراد می‌آموزد که این سیستم، جزئی از چگونگی عملکرد کسب‌وکارتان است. چیزی نیست که به چگونگیِ کارتان اضافه کنید، بلکه اصلا خودش به چگونگیِ کار تبدیل می‌شود.
• باعث می‌شود افراد مسئول باشند. وقتی بهبود مستمر در تمام سطوح سازمان‌تان گسترش یافت، دیگر فقط وظیفه‌ی یک نفر نیست، و به بخشی از کارِ همه‌ی افراد تبدیل می‌شود. دانستن اینکه تکاملِ کسب‌وکارتان هرگز متوقف نمی‌شود، به کارمندان‌تان کمک می‌کند تا بفهمند که در کجا می‌توانند بخشی فعال از این فرایند باشند.
• اعتبار را تقویت می‌کند. امروزه و در این زمان، گم شدن در میانِ بیانیه‌های شرکتی و شعارهای مدیریتی آسان است. بهبود مستمر باید به عنوان پایه‌ی مستحکمی برای سازمان‌تان تلقی شود، و مشخص کردنِ چگونگیِ رسیدن به آن، این مسیر را دقیق‌تر می‌کند.

به‌محض اینکه قوانین و دستورالعمل‌هایی برای بهبود مستمر ایجاد کنید، می‌بینید که گنجاندنِ آن در همه‌ی جنبه‌های کسب‌وکارتان آسان‌تر خواهد شد و فراموش نکنید که باید مفهومِ بهبود مستمر را در خودِ سیستم بهبود مستمر هم به کار بگیرید! آنچه امروز مؤثر است، شاید در آینده مناسب نباشد، پس مطمئن شوید که به‌طور مداوم روش‌های بهبود مستمر خود را تجزیه‌و‌تحلیل و ارزیابی می‌کنید و هر جا که لازم است، بهبود و اصلاح ایجاد می‌کنید.

تغییر به‌خاطر تغییر

یکی از خطراتی که امروزه شما را تهدید می‌کند، به‌خصوص اگر بهبود مستمر را به‌طور فعالانه‌ای با گروه‌ها و کارمندان خود دنبال نمی‌کنید، این است که ممکن است برای نشان دادن اینکه بیکار ننشسته‌اید، برای ایجاد تغییرات احساس فشار کنید. استراتژی مؤثر برای بهبود مستمر نیازمند ذهنیتی بلندمدت و پایدار است و ممکن است در کوتاه‌مدت ثمری نداشته باشد. بهبود مستمر، تنها تغییر برای تغییر نیست، بلکه به عملکردِ شما ارزش می‌دهد. اگر بعد از تجزیه‌و‌تحلیل، می‌بینید که جنبه‌های مشخصی از فرایندهایتان مؤثر و کارآمد هستند، احساس نکنید که مجبور به تغییر آنها هستید. به تجزیه‌وتحلیل جنبه‌های دیگر ادامه دهید. همیشه قسمتی را خواهید یافت که می‌تواند از بهبود بهر‌ه‌مند شود.

برای مثال، درمورد فرایند بازبینی پروژه‌هایی که در دست دارید، به این نکته‌ها دقت کنید:

• شاید همه‌ی گام‌های موجود ضروری باشند. اگر این گام‌ها مقصود خاصی را دنبال می‌کنند یا ارزشی به این فرایند اضافه می‌نمایند، صرفا به این خاطر که نشان دهید «بهبودی» داشته‌اید، آنها را حذف یا ادغام نکنید. پیش از آنکه تغییری ایجاد کنید، به‌دقت به هر مرحله و هر شخص توجه نمایید و تعاملات موجود را ارزیابی کنید. در مقابل این تصور که «گام‌های کمتر» لزوما بهبود محسوب می‌شوند، مقاومت کنید. درعوض، به‌دنبال درک اساسی از کل فرایند باشید و براساس آن بهبود ایجاد کنید.
• شاید لازم باشد که سایر بخش‌ها را نیز در فهمِ تأثیر بهبودهایی که در ذهن دارید دخیل کنید. مراقب باشید که هنگامِ بهبود فرایند بازبینی، چشمان‌تان بسته نباشند. آگاه باشید که ورودی‌ها و خروجی‌های فرایندتان، به افراد زیادی، مانند تأمین‌کنندگان، مشتریان و کارمندان وابسته است و هر بهبودی که ایجاد می‌کنید، باید همچنان نیازهای ایشان را هم برآورده کند. به حساب آوردن آنها، می‌تواند به همکاری‌ مشترک کمک کند؛ چه بسا حتی نسبت به زمانی که به‌تنهایی بر آنچه تحت کنترل‌تان است، تمرکز می‌کنید، بهبودهای گسترده‌تری هم ایجاد کنید.
• برنامه‌ریزی در جهت تغییر مهم است. مطمئن شوید که بهبودهای مستمرتان، انعطاف‌پذیریِ لازم را برای هر چیزی که در آینده ممکن است پیش بیاید، فراهم می‌‌کند. انواع پروژه‌های جدید، مشتریان جدید، ظرفیت‌های جدید، محصولات جدید، همگی باید مدنظر قرار گرفته شوند.
  اگر بهبودهایتان بر چیزهایی که امروز انجام می‌دهید متمرکز باشند، برای مثال به کارگیریِ سیستمی برای رسیدگی به تعداد مشخصی از بازبینی‌ها به‌صورت ماهانه، که اگر تعداد آنها در ماه آینده به‌طور قابل‌توجهی افزایش یا کاهش داشته باشد، ممکن است که نتوانید آن‌طور که باید به آن رسیدگی کنید.

درک این موضوع که چرا استراتژیِ بهبود مستمر را انجام می‌دهید، کمک‌ می‌کند تا از تلاش برای اِعمال تغییر در جایی که مفید یا ضروری نیست اجتناب کنید. اجازه دهید تا تجزیه‌و‌تحلیلی جامع از فرایندها، محصولات و روندتان، تغییراتی را که باید اعمال شوند، تعیین کند.

سایر منافع

پیش‌بینیِ منافع مستقیمِ بهبودهای مستمرتان اغلب آسان هستند. حتی پیش از آنکه تغییرات را اجرا کنید نیز می‌توانید میزان هزینه و زمان صرفه‌جویی‌شده را محاسبه کنید و تخمین بزنید. اما منافع قابل‌توجه دیگری هم وجود دارند که تا زمان به کارگیری استراتژی بهبود مستمرتان، متوجه‌شان نمی‌شوید:

• روحیه‌ی بهتر: همکاران و کارمندان‌تان از این بهبودها و افزایش پویایی که بهبود مستمر فراهم نموده است بهره‌مند خواهند شد. پروژه‌های بهبود مستمر فرصتی برای کارمندان است تا از چهارچوب کاری‌شان خارج شوند و تأثیری معنادار و ارزشمند بر شغل‌شان بگذارند.
• پذیرش بهتر ایده‌های جدید: وقتی سازمان‌تان به پذیرش وضعیتِ موجود عادت می‌کند، ممکن است پروژه‌ها و فرصت‌های جدید به‌شکل منفی دیده شوند. با به کارگیریِ استراتژی بهبود مستمر، گروه‌هایتان به کار با این تفکر که تغییر عاملی مثبت است، عادت و افتخار خواهند کرد.
• افزایش انگیزه: وقتی کسانی که با آنها کار می‌کنید، می‌دانند که تواناییِ نظارت، تحلیل و بهبود روشِ انجام کار را دارند، نسبت به زمانی که از آنها انتظار می‌رود تا صرفا همان روش‌ها و شیوه‌های کاریِ قدیمی را به کار گیرند، انگیزه‌ی بیشتری خواهند داشت. وقتی آنها بدانند که می‌توانند تأثیر مثبتی داشته باشند، نسبت به آینده‌ی شغلی‌شان هیجان‌زده‌تر خواهند بود. همه‌ی ما با مقاومت در برابر تغییر مواجه شده‌ایم. این مقاومت در همه‌ی سطوحِ سازمان اتفاق می‌افتد و باید مدیریت شود.

وقتی شروع به ارائه‌ی استراتژی بهبود مستمر خود با گروه‌ها و کارمندان‌تان می‌کنید، مطمئن شوید که روی مزایای آن تمرکز دارید. شاید بعضی‌ها آن را صرفا به معنای کار بیشتر بدانند. آنها باید بدانند که بهبود مستمر، کاری اضافه بر آن چیزی نیست که روزانه انجام می‌دهند، بلکه بخشی جدایی‌ناپذیر از آن است. این روش، نگرش جدیدی در مقابل روش قدیمی‌ انجام کار است. هدفِ بهبود مستمر، این است که هر جنبه از کاری که انجام می‌دهند، برای کسب‌وکار بهتر، ساده‌تر، سریع‌تر، ارزان‌تر و سودآورتر باشد.

همه را درگیر کنید

شما باید استراتژی بهبود مستمرِ گسترده و جامعی ایجاد کنید که بتواند بسته به گستردگیِ نقش‌تان در کلِ واحد، شرکت یا سازمان‌، به اشتراک گذاشته و ارائه شود. برخورد با بهبود مستمر به عنوان پروژه‌ی گاه‌وبی‌گاهی برای گروهی کوچک، باعث می‌شود تا به‌محض کامل شدنِ اولین پروژه، این فرایند هم به فراموشی سپرده شود. به جای آن، مشخص کنید که بهبود مستمر روش جدیدی برای انجام کار است و باید توسط همه و در تمام جوانب به کار گرفته شود. برخی روش‌‌های عالی برای اطمینان از اینکه همه در جریان هستند، عبارتند از:

• این استراتژی را به‌روشنی با همه در میان بگذارید. گروهی برای بهبود مستمر ایجاد کنید و از آنها بخواهید تا بیانیه مأموریت، دستورالعمل‌ها، گستره و سایر جزئیاتی که می‌توان با همه به اشتراک گذاشت را تهیه کنند. برای همه توضیح دهید که مشارکت مستمر و همکاریِ تک‌تکِ کارمندان بسیار مهم است.
• جلسه‌ی توجیهی ترتیب دهید. به‌صورت قاطع بیان کنید که استراتژی بهبود مستمر جدیدتان مسئله‌ی مهمی است و مدیریت خوش‌بین و صددرصد مطمئن است که اجرای آن موفقیت‌آمیز خواهد بود. گروه را معرفی کنید و مشخص نمایید که چه کسی مسئول چه چیزی است و چه کسانی مسئول پاسخگویی به فعالیت‌ها و بخش‌های مختلف هستند. راه ساده‌ای را مانند صندوق پیشنهادها، انجمن اینترنتی، گروه چت، جلسه‌ی بیان ایده‌ها یا … درنظر بگیرید تا همه‌ی کارمندان بتوانند ایده‌هایی را که دارند به اشتراک بگذارند.
• مثال‌های واقعی ارائه دهید. «بهبود مستمر» اصطلاح بسیار گسترده‌ای است و شاید برخی ندانند که چگونه از آن در نقش‌ها، فرایندها یا محصولات‌شان استفاده کنند. چند مثال مناسب برای بخش یا صنعت‌تان پیدا کنید. مثال‌هایی را از بهبودهایی که شرکت‌تان در گذشته صورت داده است نشان دهید و شرح دهید که چگونه می‌تواند سکوی پرتابی برای بهبود مستمر باشد.
• منافع را موردتأکید قرار دهید. بهبود مستمر را برای سرگرمی انجام نمی‌دهید. هدف، پیشرفت کسب‌وکارتان با حذف ضایعات، همپوشانی و حذف کار بیهوده است و رسیدن به روش‌های خلاقانه‌ برای ساده‌سازی و بهبودِ روش کار. اجازه دهید تا کارمندان‌تان بدانند که بهبود مستمر می‌تواند در هر جنبه‌ای از کسب‌وکارتان استفاده شود.
• چند پروژه‌ی ابتدایی ایجاد کنید. با اینکه بهبود مستمر باید به عادتی همیشگی در محل کارتان تبدیل شود، اما ابتدا باید استراتژی خود را پرورش دهید. چند پروژه‌ی خوب می‌تواند کمک کند تا استراتژی بهبود مستمرتان در ذهن همه به قوت اولیه باقی بماند. مدیران گروه را آموزش دهید و توانمند کنید تا به‌دقت تکامل این پروژه‌ها را دنبال کنند و تا جایی که ممکن است، نظر کارکنان را بخواهید.

اگر مدیر اشتیاقی نسبت به بهبود مستمر نداشته باشد، هیچکس نخواهد داشت. راه‌هایی پیدا کنید تا این مسئله را مدام پیش بکشید، دلایل این بهبود و بهبودهای احتمالی دیگر را برجسته کنید. حتی کوچک‌ترین بهبودها را هم تحسین کنید، چرا که ممکن است کارمندان در ابتدا برای دادن پیشنهاد مردد باشند. اگر درکِ ایده‌ای طول کشید، نگران نشوید. استراتژی بهبود مستمر هیچ محدودیت زمانی، نقطه‌ی پایان یا تاریخ انقضایی ندارد. شما به‌دنبال تغییر ذهنیتِ گروهی از افراد هستید که در چگونگی انجام کارهای روزمره‌شان بیش‌ازحد راکد و بدونِ تغییر هستند. به خاطر داشته باشید که بهبود مستمر کار جدیدی نیست که به حجم کارتان اضافه کند، اما به هر کاری که انجام می‌دهید، نفوذ می‌کند.

سریع شروع کنید

در میان تمامی تصمیمات مدیریتی که می‌توانید در محل کار اخذ کنید، شروعِ بهبود مستمر از همه ساده‌تر است. همین الان شروع کنید. آنچه امروز باید انجام دهید را درنظر بگیرید و راهی برای بهبود آن بیابید. سپس روشی برای اندازه‌گیری بهبودتان به کار بگیرید و برای مشاهده‌ی پیشرفت‌تان، آن را در فواصل منظم بررسی کنید. فکر کردن به «بهبود مستمر» را هر روز به خودتان یادآوری کنید تا به عادتی همیشگی تبدیل شود. سه بخشی را که می‌خواهید اصول بهبود مستمر را در آنها اعمال نمایید انتخاب کنید. برای کمک به درک این موضوع که استراتژی بهبود مستمر تا چه اندازه گسترده و همه‌جانبه است، این نمونه‌ها را در سازمان‌تان بیابید:

• مورد منفی: یک جنبه از کسب‌وکارتان را که مشخصا نیاز به بهبود دارد انتخاب کنید. شاید آن را کنار گذاشته باشید یا تأثیر منفی آن را بر کسب‌وکارتان به حداقل رسانده باشید. وقتی مشخص می‌شود که آن‌طور که باید کار نمی‌کند، پیدا کردن بهبود قابل‌ملاحظه‌، امیدبخش و دلگرم‌کننده است و تأثیر مثبتی بر سود و زیان شما دارد و توجه‌ها را به سودمندیِ استفاده از بهبود مستمر جلب می‌کند.
• مورد خنثی: فرایند، بخش یا پروژه‌‌ای را که به نظر می‌رسد مهار شده است، انتخاب کنید. این موارد می‌توانند چالش‌ برانگیز باشند، زیرا درحالی که ممکن است چیزی به‌ظاهر اشتباه نباشد، اما ممکن است که برای مشخص کردن اینکه برای بهتر شدن چه کاری می‌توان انجام داد، شدیدا به سختی بیفتید. شاید وسوسه شوید تا همانطور که هست رهایش کنید، بنابراین مورد خنثی به بازچینی ذهن‌تان کمک کند و باعث می‌شود تا به بهبود مستمر فکر کنید.
• مورد مثبت: به موفق‌ترین جنبه‌های کسب‌وکارتان دقت کنید و ببینید که چه چیزی می‌توان از آنها آموخت. آیا می‌توانید بهترین شیوه را انتخاب و آن را به حوزه‌ها و بخش‌های دیگر انتقال دهید؟ آیا امکان به وجود آوردن تغییرات بیشتر وجود دارد یا این موفقیت‌ها را به سطح بعدی هدایت می‌کند؟ آیا افرادی که مسئول این نتایج مثبت هستند، می‌توانند دانسته‌ها و مهارت‌هایشان را با دیگران نیز در میان بگذارند تا آنها هم به قهرمانان بهبود مستمر تبدیل شوند؟

۱۵ اصل بهبود مستمر

جیم اُدوم (Jim Odom)، از مشاوران حوزه‌ی کسب‌وکار که به سازمان‌های مختلف در سراسر دنیا برای بهبود عملکردشان کمک می‌کند، می‌گوید که طی این سال‌ها، چیزهایی دیده و شنیده است که بعضی به بهبود مستمر این سازمان‌ها کمک کرده‌اند و درمقابل بعضی هم مانع ایجاد بهبود مستمر شده‌اند. وی فهرستی از این راه و بی‌راهه‌ها را در مسیر بهبود مستمر تهیه کرده است که در ادامه می‌خوانید:

۱. هر روز وضعیت فعلی را به چالش بکشید. هیچ چیز را بدون چون و چرا قبول نکنید یا به «همیشه همینطوری انجام می‌دهیم» رضایت ندهید. کارمندان از اینکه مجبور به کاری شوند که می‌دانند در آن کم‌بازده هستند و وقت خود را برای آن هدر می‌دهند، خوش‌شان نمی‌آید.

۲. مرحله‌ای فکر کنید! چطور می‌توانم این کار را برای خودم، دیگران و مشتریانی که به ما مراجعه می‌کنند آسان‌تر کنم. آیا همه‌ی چیزهایی که برای تصمیم درست یا انجام وظایفم نیاز دارم در دسترسم هستند؟

۳. به دیگران اجازه‌ی فکر کردن بدهید. آنها را درگیر کنید. نظرات‌شان را بپرسید. از همه‌ی منابع خود برای بهبود مستمر فعالیت‌ها استفاده کنید. انسان‌ها چیزی بیشتر از ابزاری برای انجام وظایف روزمره هستند.

۴. مسائل را پیچیده نکنید؛ ساده عمل کنید. پشتکار داشتن در فرایندهای ساده آسان‌تر است.

۵. نگران اما و اگرها نباشید. روی فعالیت‌های اصلی روزانه تمرکز کنید و تا جایی که می‌توانید پُربازده عمل کنید. فعالیت‌های اصلی شما، ۹۰ درصدِ کارهایی هستند که انجام می‌دهید و اما و اگرها ۱۰ درصد باقیمانده را تشکیل می‌دهند که به‌ندرت اتفاق می‌افتند. با این وجود، بیشتر مردم همیشه روی «چه می‌شد اگر این اتفاق می‌افتاد!» تمرکز می‌کنند و اینگونه می‌شود که دیگر نمی‌توانند قدمی بردارند.

۶. به جای صحبت درمورد کارهایی که می‌خواهید یا باید انجام دهید، دست به عمل بزنید. چندین بار از افراد مختلف شنیده‌ام که «ما درمورد فلان قضیه یک سال یا بیشتر صحبت کردیم، اما هنوز هیچ کاری انجام نداده‌ایم.» به جای حرف زدن، برنامه‌ریزی کنید، کسی را مسئول انجام کار نمایید و عمل کنید.

۷. بهبود و ایجاد تغییرات به ثبات، نظم و انجام کار مداوم نیاز دارد. این کار به معنای حصول اطمینان از مشغول بودن تمامی افراد، پاسخ دادن به پرسش‌هایشان، آموزش، پیگیری و ثبت تغییرات فرایندهاست. اگر وقت دارید یا کار ساده‌ای است، دلیل نمی‌شود که خودتان انجامش بدهید.

۸. غرق در یادگیری ابزار جدید نباشید، تلاش‌هایتان را روی فرایند و زیرساخت‌هایی متمرکز کنید که برای بهبود و حفظ آن نیاز دارید. وقتی تجربه‌ی بیشتری کسب می‌کنید، ابزارها هم خودشان می‌آیند.

۹. افراد را پاسخگوی اقدامات‌شان کنید. همه باید برای بهبود در حیطه‌ی خودشان پاسخگو باشند.

۱۰. هر زمان ممکن بود، مقایسه کنید؛ به‌دنبال تفاوت‌های بین محصولات خوب و بد باشید. این تفاوت‌ها می‌توانند سرنخ‌هایی باشند که به حل مشکل محصولات کمک می‌کنند.

۱۱. به تغییر و حذفِ ناپایداری در فرایندتان فکر کنید. چه شرایطی موجب تغییر این فرایند شده است؟ چه چیزی را می‌توانید بهتر کنترل کنید تا ناپایداری را از فرایندتان حذف کنید؟

۱۲. بر ۶ گزینه‌ی نیروی کار، ماشین‌آلات، مواد اولیه، روش‌ها، ارزیابی و طبیعت (۶M) که باعث ایجاد ناپایداری و بروز هشت وجه هدررفت (حمل‌و‌نقل، دارایی، حرکت، انتظار، تولید بیش‌ازحد، پردازش بیش‌ازحد، نقص‌ها و مهارت‌ها) می‌شوند، تمرکز کنید.

۱۳. به‌خاطر داشته باشید، چنانچه ارزیابی نکنید، هیچ کاری خود‌به‌خود بهبود نمی‌یابد. داده‌ها بسیار مهم هستند. به قول معروف: «بدون داده‌ها، شما هم صرفا یک نفر با یک نظریه هستید.»

۱۴. ارزان‌ترین و مؤثرترین راه‌حل ممکن را برای حل مسئله به کار ببرید. سعی کنید تا چندین پیشنهاد یا گزینه را ایجاد کنید و ببینید که آیا می‌توانید آنها را با هم ترکیب کنید تا به راه‌حل بهتری برسید یا خیر.

۱۵. بهبود مستمر، علم فضانوردی نیست. فکر کنید که چطور می‌توانید ناپایداری را کاهش دهید و هدررفت را حذف نمایید، همه را درگیر نموده و سپس اقدام کنید.

همین‌طور که دیدید، زیاد پیچیده نیست! این موارد تنها چند نکته‌ی ساده هستند که می‌توانید برای شروع کسب و کار جدید یا حفظ فرایند بهبود مستمر خود از آنها کمک بگیرید.

منبع : https://www.chetor.com/84561