وقوع اشتباه در حسابداری امری اجتناب ناپذیر است و عواملی چون تنوع وپیچیدگی موضوعات،حجم زیاد کار، خستگی، کسالت،بی اطلاعی،بی دقتی وعملیات تکراری احتمال اشتباه را افزایش می دهد….
لوکا پاچولی پدر حسابداری نوین می گوید:
کسی که هیچ کاری نمی کند، هیچ اشتباهی نمی کندکسی که هیچ اشتباهی نمی کند، هیچ چیز یاد نمی گیرد.
وقوع اشتباه در حسابداری امری اجتناب ناپذیر است و عواملی چون تنوع وپیچیدگی موضوعات، حجم زیاد کار، خستگی، کسالت،بی اطلاعی،بی دقتی وعملیات تکراری احتمال اشتباه را افزایش می دهد. اغلب اشتباهاتی که در حسابداری رخ می دهد غیر عمدی است. با این حال ممکن است به قصد سوء استفاده، مخفی کردن ویا ارائه نادرست اطلاعات مالی نیز اشتباهاتی صورت بگیرد.
اشتباهات اعم از عمدی یا غیر عمد ممکن است در موارد زیر روی دهد.
۱: در تجزیه و تحلیل معاملات
۲:در ثبت معاملات در دفتر روزنامه ویا ثبت نکردن آنها
۳:در نقل اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
۴:در مانده گیری حسابها
۵:در نقل مانده حسابهای دفتر کل از یک صفحه به صفحه دیگر
۶:در انتقال مانده ها به تراز آزمایشی
۷:در جمع زدن ستونهای تراز آزمایشی
۸:در اصلاح حسابها
طبقه بندی اشتباهات
اشباهات دفتر داری را از لحاظ امکان کشف در جریان عادی عملیات حسابداری می توان به دو دسته زیر تقسیم کرد:
الف: اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شوند
ب:اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی نمی شوند
الف: اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شوند: اشتباهات زیر باعث می شود تراز آزمایشی دو ستونی ویا دوستون آخر تراز آزمایشی چهار ستونی توازن نداشته باشد.
۱:جمع زدن غلط ستونهای مانده حسابه در تراز آزمایشی
۲: انتقال ندادن یک طرف ثبت روزنامه به حسابهای دفتر کل.(مثال: در فروش نقدی ممکن است،طرف بدهکار معامله به درستی به حساب صندوق یا بانک نقل شود. اما طرف بستانکار به حساب فروش نقل شود).
۳:انتقال دادن هر دو طرف یک ثبت روزنامه به ستون بدهکار یا ستون بستانکار حسابهای دفتر کل:(مثال: در نقل ثبت روزنامه مربوط به خرید نقدی ۱۰۰۰۰۰ ریال کالا ممکن است حساب خرید به درستی بدهکار اما در نقل طرف بستانکار اشتباه شود و مبلغ مزبور به جای ستون بستانکار حساب صندوق به ستون بدهکار صندوق نقل شود).
۴: نقل مبلغ نادرست به حسابهای دفتر کل:(مثال: ممکن است یک طرف ثبت روزنامه ای به مبلغ ۱۰۰۰۰۰ ریال اشتباها به مبلغ ۱۰۰۰۰ ریال به حساب مربوط در دفتر کل وارد شود).
۵: نوشتن رقم بدهکار وبستانکار نامساوی برای یک معامله در دفتر روزنامه.(مثال:ممکن است طرف بدهکار یک ثبت روزنامه،۲۰۰۰۰ ریال وطرف بستانکار آن اشتباها ۲۰۰۰۰۰ ریال نوشته شود)احتمال این نوع اشتباه در ثبتهای مرکب بیشتر است.
ب: اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی چهار ستونی می شود:اشتباهات زیر بدون آن که بر توازن تراز آزمایشی اثر بگذارند موجب عدم تطابق رقم گردش عملیات دفتر روزنامه و دفتر کل می شوند.
۱: عدم انتقال دو طرف یک ثبت روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل
۲:انتقال دو طرف یک ثبت روزنامه با مبلغ کمتر یا بیشتر، به حسابهای مربوط در دفتر کل
۳:وقوع اشتباهات خنثی کننده(مثال:در صورتی که جمع ستون بدهکار یکی از حسابهای دارایی و جمع ستون بستانکار یک از حسابهای بدهی به یک میزان کمتر یا بیشتر از واقع قلمداد شود).
کشف اشتباهات:
معمولا برای کشف اشتباه یا اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی شده است. روشهای زیر بکار می رود.
۱:جمع زدن مجدد ستونهای تراز آزمایشی به ترتیب عکس. یعنی اگر ستونها ابتدا از بالا به پایین جمع زده شده است بار دوم،از پایین به بالا جمع زده می شود.
۲:مقابله مانده حسابهای دفتر کل با اقلام مندرج در تراز آزمایشی
۳:کنترل نقل مانده حسابها از یک صفحه به صفحه بعد دفتر کل
۴:کنترل محاسبات مربوط به مانده گیری حسابهای دفتر کل
۵:بررسی ستون عطف دفتر روزنامه برای پیدا کردن اقلامی که احتمالا به دفتر کل نقل نشده اند
۶: بررسی صحت انتقال اقلام از دفتر روزنامه به حسابهای دفتر کل از طریق مقابله یکایک مبالغ ثبت شده در دفتر روزنامه با مبالغ نقل شده به حسابهای دفتر کل.
شیوه های کشف بعضی اشتباهات:
در موردی که تراز آزمایشی توازن ندارد،گاه حسابداران برای صرفه جویی در کار و کاهش زمان کشف اشتباه، ابتدا مبلغ اختلاف جمع ستونهای تراز آزمایشی را تعیین وسپس آزمونهای زیر را انجام می دهند.
۱:اگر مبلغ اختلاف مضربی از ۹ ویا به عبارت دیگر، بر ۹ قابل تقسیم باشد، اشتباه ممکن است ناشی از مقلوب شدن ویا به عبارت دیگر پس وپیش نوشتن ارقام باشد (مثال: اگر مانده حساب صندوق، ۱۰۱۵۲ باشد اما در انتقال به تراز آزمایشی رقم مقلوب و۱۰۱۲۵ ریال نوشته شده باشد، میلغ اشتباه ۲۷ ریال ومضربی از ۹ باشد). آگاهی از چنین احتمالی می تواند در پیدا کردن اشتباه موثر افتد.
۲:اگر مبلغ اختلاف بر عدد ۲ قابل تقسیم ویا به عبارت دیگر زوج باشد، اشتباه ممکن است ناشی از ثبت مبلغ بدهکار در ستون بستانکار ویا عکس آن باشد(مثال: اگر مانده حساب اثاثه اداری ۴۲۰۰۰۰ ریال واشتباها در ستون بستانکار تراز آزمایشی نوشته شده باشد،تفاوت جمع ستون بدهکار وبستانکار تراز آزمایشی،دو برابر مبلغ ۴۲۰۰۰۰ ریال یعنی ۸۴۰۰۰۰ ریال خواهد بود).
در چنین حالتی حسابداران برای کشف اشتباه رقمی معادل ۴۲۰۰۰۰ ریال را جستجو خواهند کرد.
۳:اگر اختلاف دو ستون تراز آزمایشی مضربی از ۱۰ باشد نظیر ۱۰و۱۰۰و۱۰۰۰، احتمال اشتباه در جمع زدن ستونها است، در چنین حالتی، حسابداران در وهله اول جمعها را کنترل می کنند.
۴: تعیین اختلاف بین گردش عملیات در تراز آزمایشی چهار ستونی و گردش عملیات دفتر روزنامه می تواند در جستجوی اشتباه ویافتن اشتباهاتی نظیر عدم ثبت کامل یک معامله موثر افتد.
ب: اشتباهاتی که موجب عدم توازن تراز آزمایشی نمی شود.
۱:تجزیه وتحلیل غلط یک معامله: در تجزیه وتحلیل یک معامله ممکن است حسابهایی که باید بدهکار یا بستانکار شوند، به درستی تعیین نشود ویک قلم به حساب نامناسبی منتقل گردد. (مثال: هزینه تعمیرات یک ماشین اشتباها به حساب دارائی مربوط نقل شود. این گونه اشتباهات را اشتباه اصولی نیز می نامند.
۲: از قلم افتادگی:این اشتباه زمانی رخ می دهد که یک یا چند معامله به دلایلی نظیر گم شدن اسناد و مدارک اولیه در دفتر روزنامه ثبت نگردد.(مثال: فروش کالا به یکی از مشتریان در دفتر روزنامه ثبت نشود و در نتیجه، به حسابهی مربوط در دفتر کل نیز انتقال نیابد.
۳: ثبت کردن یک معامله به مبلغی کمتر یا بیشتر در دفتر روزنامه:(مثال : ممکن است در ثبت خریدی به مبلغ ۱۰۰۰۰۰ ریال پس از کسر ۱۰% تخفیف تجاری به جای آن که معامله به مبلغ ۹۰۰۰۰ ریال در دفتر روزنامه ثبت شود، رقم ۱۰۰۰۰۰ ریال ملاک ثبت قرار گیرد.
۴: نقل نکردن دو طرف یک ثبت روزنامه به حسابهای دفتر کل: این اشتباه اگر چه بر توازن تراز آزمایشی اثر ندارد ولی بطوری که قبلا گفته شد، در صورت تهیه تراز آزمایشی چهار ستونی ، رقم گردش عملیات دفتر روزنامه با رقم گردش عملیات حسابهای دفتر کل یکسان نخواهد بود.
۵: اشتباه در نقل اقلام: این اشتباه زمانی رخ می دهد که معامله به درستی در دفتر روزنامه ثبت ولی مبلغ صحیح بدهکار یا بستانکار، اشتباها به بدهکار یا بستانکار حساب یا حسابهای دیگری نقل شود. (مثال: ممکن است در نقل یک قلم که در دفتر روزنامه به درستی به حساب صندوق بدهکار شده است اشتباها به جای حساب صندوق، حساب بانک بدهکار شود.
۶: اشتباهات متقابل و خنثی کننده: گاه اثر یک اشتباه با وقوع اشتباه دیگری دقیقا به همان مبلغ ،خنثی می شود.(مثال: مانده یک حساب دارائی در دفتر کل اشتباها معادل ۱۰۰۰۰ ریال بیش از واقع محاسبه شود و در عین حال، مانده یک حساب بدهی نیز به همین مبلغ اضافه تر منظور گردد واین دو اشتباه یکدیگر را خنثی کنند.
نحوه کشف این گونه اشتباهات:
بسیاری از اشتباهات مذکور در جریان کار و در ا ثر دریافتها و پرداختها، مقابله اسناد و مدارک با حسابها و در رسیدگی به حسابها کشف می شوند. ولی این احتمال وجود دارد که اشتباهاتی مدتها کشف نشده باقی بماند.
تصحیح اشتباهات:
اشتباهات دفتر داری را می توان به دو دسته اصلی زیر طبقه بندی کرد:
الف) اشتباه در ثبت روزنامه
ب)اشتباه در نقل اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
<<<<الف>>>>
اشتباه درثبت دفتر روزنامه:
۱- ثبت کردن بد هکار وبستانکار نامساوی برای یک معامله.
۲- ثبت کردن یک معامله به مبلغی بیشتریا کمتراز واقع.
۳-تجزیه وتحلیل نادرست یک معامله و بدهکار و بستانکار کردن حسابهای نادرست.
کشف اشتباه در ثبت دفتر روزنامه قبل از نقل به دفتر کل: اشتباهاتی که قبل ازنقل به دفتر کل کشف می شوند معمولاً با کشیدن خط روی مبلغ یا عنوان حساب غلط و نوشتن مبلغ یا نام حساب صحیح در بالای آن تصحیح می شود. حسابداری که این تصحیح را انجام می دهد معمولاًحاشیه دفتر را پاراف می کند.
مثال: در تاریخ۱۵/۸/۱۳۸۷دریافت مبلغ ۱۲۱۲۵ریال از یک مشتری اشتباها ًبه مبلغ ۱۲۱۵۲ریال به ترتیب زیر در دفتر روزنامه ثبت شده است
اصلاح ثبت اشتباه:
تاریخ۱۵/۸: صندوق (بدهکار)۱۲۱۲۵ریال ……………………. حساب دریافتنی(بستانکار)۱۲۱۲۵ریال
دریافت از آقای البرزی بابت فاکتور شماره ۸۲۰
مثال ۲: در تاریخ ۲۰/۵/۱۳۸۷دریافت مبلغ ۱۴۱۲۵ریال ازیک مشتری اشتباها ً به حساب بانک ثبت شده است.
تاریخ۲۰/۵ : بانک (بدهکار) ۱۴۱۲۵ ریال …………….. حساب دریافتنی(بستانکار)۱۴۱۲۵ریال
کشف اشتباه در ثبت دفتر روزنامه پس از نقل به دفتر کل: اشتباهاتی که پس از نقل به دفتر کل کشف می شوند با تهیه سند اصلاحی و ثبت آن در دفتر روزنامه تصحیح می شوند.
مثال۱: در تاریخ۲۰/۹/۱۳۸۸فروشگاه البرز یک عدد فایل کابینت به مبلغ۳۵۰۰۰۰ریال
خریداری کرد حسابداری خرید فایل کابینت را اشتباهاً به ترتیب زیر در دفتر روزنامه ثبت و سپس به حسابهای دفتر کل نقل شده است.
با کشف این اشتباه در تاریخ ۲۸/۹/۸۸ متوجه می شویم که حساب ملزومات ۳۵۰۰۰۰ ریال بیشتر از واقع وحساب اثاثه اداری معادل همین مبلغ از واقع بدهکار شده است. بنابراین با تهیه سند اصلاحی و ثبت آن در دفتر روزنامه و نقل به حسابهای دفتر کل اشتباه مزبور تصحیح می شود.
تاریخ ۲۸/۹ : اثاثه اداری(بدهکار) ۳۵۰۰۰۰ریال……………. ملزومات اداری(بستانکار)۳۵۰۰۰۰ریال
تصحیح ثبت مورخ ۲۰/۹ که در آن خرید یک عدد فایل کابینت به جای حساب اثاثه اداری به حساب ملزومات اداری بدهکار شده است
راه دیگر:تصحیح اشتباه مزبور برگرداندن ثبت اولیه غلط و نوشتن ثبت صحیح است که به ترتیب زیر انجام می شود.
تاریخ۲۸/۹ : صندوق (بدهکار)۳۵۰۰۰۰ریال………….ملزومات اداری(بستانکار)۳۵۰۰۰۰ریال
برگشت دادن ثبت ۲۰/ ۹ که طبق آن خرید یک عدد فایل کابینت اشتباها به حساب ملزومات اداری منظور شده
تاریخ۲۸/۹ : اثاثه اداری(بدهکار)۳۵۰۰۰۰ریال………………… صندوق(بستانکار)۳۵۰۰۰۰ریال
ثبت صحیح خرید یک عدد فایل کابینت خریداری شده در تاریخ ۲۰/۹
مثال دوم:اگر در مثال فوق اشتباه ناشی از ثبت غلط مبلغ معامله باشد یعنی مثلاً فایل کابینت خریداری شده به جای ۳۵۰۰۰۰ریال به۳۵۰۰۰ریال در دفتر روزنامه ثبت و به حسابهای دفتر کل نقل شده باشد، با تهیه سند اصلاحی وثبت آن در دفتر روزنامه و نقل به حساب های دفتر کل اشتباه مزبور تصحیح می شود.
تاریخ ۲۸/۹ : اثاثه اداری(بدهکار)۳۱۵۰۰۰ریال ………….. صندوق(بستانکار) ۳۱۵۰۰۰ریال
تصحیح ثبت اشتباه مورخ ۲۰/۹/۱۳۸۸ که خرید یک عدد فایل کابینت به جای مبلغ ۳۵۰۰۰۰ ریال اشتباهاً به مبلغ ۳۵۰۰۰ ریال ثبت شده است.
ب> اشتباه در نقل اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل:در مواردی که ثبت اولیه معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه به درستی انجام گرفته ممکن است یک قلم به مبلغ غلط به طف نادرست حساب و یا به حساب نامربوط نقل شود اشتباهاتی که در نقل اقلام رخ میدهد میتوان به دو دسته کل زیر تقسیم و برای تصحیح آنها راه حل مناسب ارائه کرد.
۱: اشتباه درنقل اقلام که موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شود: اشتباهاتی نظیر انتقال یک قلم به مبلغ غلط یا به طرف نادرست حساب موجب عدم توازن تراز آزمایشی می شود این گونه اشتباهات را می توان به یکی از دو روش زیر تصحیح کرد
روش اول: کشیدن خط روی مبلغ غلط و نوشتن مبلغ صحیح در بالای آن و یا در ستون مناسب حساب مربوط در دفتر کل.
روش دوم: تعیین تفاوت مبلغ غلط ومبلغ صحیح و ثبت آن در حساب مربوط در دفتر کل به نحوی که اثر اشتباه خنثی و مانده حساب اصلاح شود.
در تصحیح اشتباه به یکی از دو روش بالا : حسابداری که اصلاح را انجام
می دهد باید در ستون شرح حساب مربوط در دفتر کل یا در حاشیه دفتر توضیح مختصری بنویسید ودفتر را پاراف کند.
مثال: خرید نقدی به مبلغ ۷۳۰۰۰ ریال ملزومات بطور صحیح در دفتر روزنامه ثبت شده اما به جای ۷۳۰۰۰ ریال اشتباهاً مبلغ۳۷۰۰۰ ریال به حساب ملزومات در دفتر کل نقل شده است در نتیجه مانده حساب ملزومات معادل ۳۶۰۰۰ ریال کمتر از واقع است. تصحیح این اشتباه به هر یک از دو روش گفته شده شرح زیر است.
روش اول: در این روش روی مبلغ۳۷۰۰۰ ریال در دفتر کل خط کشیده می شود و مبلغ ۷۳۰۰۰ ریال در بالای آن نوشته می شود.
روش دوم: در این روش مبلغ ۳۶۰۰۰ ریال تفاوت مبلغ صحیح و مبلغ غلط ذیل آخرین رقم ثبت شده در حساب ملزومات دفتر کل نوشته و در مقابل آن در ستون شرح دفتر کل جمله تفاوت ناشی از نقل غلط مبلغ خرید ملزومات در تاریخ……..نوشته می شود.
(۲)اشتباه درنقل اقلام که موجب عدم توازن آزمایشی
نمی شود: اشتباهاتی نظیر نقل یک قلم به حساب نامربوط موجب عدم توازن تراز آزمایشی نمی شود. این گونه اشتباهات معمولاً در جریان تطبیق حساب ها نظیر تطبیق حساب بانک دردفترکل با صورتحساب ارسالی بانک، بررسی حساب مشتریان، شمارش موجودی ملزومات وکالا کشف و با تهیه سند اصلاحی و ثبت آن در دفتر روزنامه ونقل به دفترکل تصحیح می شود.
مثال:در تاریخ۲۵/۱۰/۱۳۸۸به مبلغ۱۰۰۰۰۰ ریال بابت خرید قطعات یدکی برای تعمیر وسائل نقلیه پرداخت ودر دفتر روزنامه به درستی به حساب هزینه تعمیر وسائل نقلیه بدهکار وحساب بانک بستانکار شده است، اما در نقل این معامله به حساب های دفتر کل اشتباهاً مبلغ۱۰۰۰۰۰ ریال بجای حساب هزینه تعمیرات وسائل نقلیه به حساب وسائل نقلیه بدهکار شده است.
برای تصحیح این اشتباه ابتدا اثر اشتباه بر حساب های هزینه تعمیرات وسائل نقلیه دقیقاً تعیین و سپس با تهیه سند اصلاحی ثبت زیر در دفتر روزنامه نوشته می شود.
تاریخ ۲۵/۱۰ : هزینه تعمیرات وسایل نقلیه(بدهکار)۱۰۰۰۰۰ریال……………. وسایل نقلیه(بستانکار )۱۰۰۰۰۰ریال
تصحیح نقل مربوط به خرید قطعات یدکی در ۲۵/۱۰ که بدرستی در دفتر روزنامه ثبت اما در نقل به دفتر کل اشتباها حساب وسایل نقلیه بدهکار شده است .
تهیه و تنظیم توسط مرتضی علیزاده (مدرس حسابداری )
منبع : http://persianhesab.com
