تعریف سند
پیش از پرداختن به موضوع نحوه تنظیم سند رسمی، لازم است گریزی به تعریف سند و سپس تفاوت‌ها و تمایزهای سند رسمی و عادی بزنیم. قانون‌گذار در ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند رسمی را تعریف کرده است که براساس آن، سند به نوشته‌ای گفته می‌شود که اشخاص جامعه بتوانند در حین طرح دعوا و یا دفاع به عنوان دلیل از آن استفاده کنند. بنابراین نوشته‌ای را می‌توان سند دانست که بتوان به آن استناد کرد. همراهان عزیز سایت مهداد به همین دلیل است که می‌توان سند را یکی از مهم‌ترین دلایل ثابت کردن دعوا دانست که در صورت دارا بودن تمامی شرایط دادگاه موظف است به آن ترتیب اثر بدهد و براساس آن رای صادر کند.
انواع سند
همانطور‌که مستحضرید سند بر دو نوع است؛ عادی و رسمی. توضیح مختصری پیرامون این اسناد ارائه می‌شود که در ادامه می‌توانید مطالعه بفرمایید …
سند عادی به سندی گفته می‌شود که افراد عادی بدون‌اینکه به دفترخانه مراجعه نمایند، خودشان آن را تنظیم می‌کنند. نیازی نیست سند عادی شکل و فرم و شرایط خاصی داشته باشد؛ هرچند در برخی موارد قانون‌گذار معتبر بودن آن را منوط به داشتن امضا دانسته است و مٌهر را نمی‌توان جایگزین آن کرد. به‌عنوان نمونه وصیت‌نامه را خود افراد می‌توانند بدون مراجعه به دفترخانه تنظیم کنند. مطابق حکم قانون زمانی می‌توان این قبیل وصیت‌نامه‌ها را معتبر دانست که امضای وصیت‌کننده ذیل آن درج شده باشد. در مقابل سند عادی، سند رسمی قرار دارد. برخلاف سند عادی، تنظیم سند رسمی دارای تشریفات خاصی است. لازم است بدانید زمانی می‌توان سند تنظیم‌شده را رسمی دانست که شرایط زیر در خصوص آن رعایت شده باشد:
۱. سند یا در اداره ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد رسمی و یا نزد مأمورین رسمی صلاحیتدار تنظیم شده باشد. منظور از مأمور رسمی شخصی است که از طرف مقام صلاحیتدار برای تنظیم سند رسمی انتخاب شده باشد مثل سردفتران اسناد رسمی که پس از شرکت در آزمون مربوطه و کسب نمره‌ی قبولی، از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک به رئیس قوه قضائیه پیشنهاد شده و سپس از طرف او به این سمت منصوب می‌شوند. باید توجه نمود که امروزه اسناد در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم نمی‌شوند بلکه منحصراً توسط دفاتر اسناد رسمی، تنظیم و ثبت می‌گردد.
۲. اگر مأمور رسمی اقدام به تنظیم سند می‌کند، باید وی صلاحیت انجام این کار را داشته باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی، صلاحیت ثبت سند رسمی ازدواج و طلاق را ندارد یا مثلاً سردفتری که در اصفهان دفترخانه دارد، نمی‌تواند دفتر خود را به تهران انتقال داده و در آن‌جا اقدام به تنظیم سند نماید زیرا طبق قانون اقدامات مأمورین رسمی فقط در محل مأموریت خودشان اثر قانونی دارد.
۳. باید در تنظیم سند، تشریفات قانونی مربوط به آن رعایت شود. این تشریفات قانونی دو دسته هستند؛ برخی از آنها به اندازه‌ای اهمیت دارند که اگر رعایت نشوند، نمی‌توان نوشته را سند نامید.
- تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی را جدی بگیریم!
در نتیجه اگر سند تنظیم شده توسط مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها نباشد و یا اینکه تشریفات و مقررات قانونی در تنظیم این اسناد رعایت نشده باشد، نمی‌توان سند تنظیم‌شده را رسمی دانست بلکه این سند، عادی خواهد بود البته به شرطی که مُهر یا امضای طرفین در آن درج شده باشد.
حالا می‌رسیم به نحوه تنظیم سند رسمی و جزئیات مورد نیاز را برایتان توضیح می‌دهیم:
در ابتدا که به دفترخانه مراجعه می‌فرمایید سردفتر محترم هویت شما را احراز می‌کند؛ برای اینکه ببیند شناسنامه و مدارک ارائه شده برای شما هست یا خیر. بنابراین وظیفه صاحب‌دفتر است که هویت شما و طرف معامله شما را احراز کند. حتی اگر شما و یا طرف معامله به شخصی وکالت داده باشید که سند در دفترخانه را امضا کند، سردفتر محترم باید وکالت‌نامه را ملاحظه کند و اعتبار وکالت‌نامه و حدود اختیارات وکیل اطمینان کسب نماید. اینقدر قضیه جدی است که سردفتر محترم اگر هویت شما و طرف معامله و یا وکلای دو طرف را احراز نکند و سندی را عمدا ثبت نماید، از یک‌سال تا سه‌سال از خدمات دولتی منفصل می‌شود!!! تازه اگر سردفتر تردیدی در هویت دو طرف قرارداد داشته باشد، باید دو نفر شخص معروف و مورد اعتماد، حضوری هویت آنان را تصدیق نماید و مسئول دفتر هم باید این مساله را در دفتر، ثبت کند و به امضای شهود برساند و این نکته را در اسناد قید نماید. اگر هم این اشخاص نبودند، مثلا شهود محترم غیر رشید، کودک، کور و کر و یا ذینفع در معامله نباشند و یا حتی خدمه طرفین معامله هم نباشند؛ سردفتر محترم نمی‌تواند سند را ثبت کند. مواردی که گفتیم در مورد آقا و خانم محترمی بود که برای تنظیم سند به دفترخانه مراجعه کرده‌اند. و اما در مورد اشخاص حقوقی باید عرض کنیم شخصیت حقوقی باید احراز شود. یعنی سردفتر محترم وظیفه دارد ابتدا آخرین مدیران و دارندگان حق امضا و کسی که از طرف شرکت حق امضای سندهای رسمی و تعهدآور را دارد از اداره ثبت شرکت‌ها، استعلام نموده سپس با ملاحظه‌کردن اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت، سند رسمی را تنظیم و ثبت می‌کند.
سردفتر محترم سپس توانایی بستن قرارداد دو طرف را از نظر قانونی (اهلیت) بررسی می‌کند که با همان سن قانونی در شناسنامه‌ای قابل تشخیص است.
یکی از طرفین سند یا عقد در اکثر قراردادهایی که بسته می‌شود، مالک است و این مالکیت باید توسط سردفتر احراز شود. مثلا اگر مال غیرمنقولی بخواهد منتقل شود، سردفتر باید مالکیت فروشنده را از طریق استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک، احراز نماید.
سند هم همان‌طور که می‌دانید باید به زبان فارسی تنظیم شود و نمی‌توان با مداد و امثال آن نوشت و باید خوش خط و خوانا نگارش شود. برگه‌هایی هم که سند در آنها تنظیم می‌شود، برگه‌های عادی نیست؛ بلکه اوراق بهادار مخصوصی است از طرف سازمان ثبت چاپ و تهیه شده و در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار می‌گیرد، ثبت نماید. اصل اسناد رسمی در صورت تقاضای طرفین معامله به تعداد آنها تهیه می‌شود و به هر حال یک نسخه اضافی تنظیم می‌شود که نسخه آخری باید در پرونده بایگانی و در دفترخانه نگه‌داری شود و سند ثبت شده به صاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته می‌شود. سردفتر محترم باید در تمامی اسناد برای احراز هویت، شماره شناسنامه و نشانی دو طرف را به صورت واضح در سند قید کند.
منبع : http://mahdad.ir
