در صورتی که این بازه زمانی طولانی شود ممکن است مشکلی پیش آمده باشد.لذا با توجه به اهمیت موضوع دفاتر،پیگیری این امر را در برنامه کاری خود قرار دهید.
برخی از کارفرمایان محترم موضوع تحریر دفاتر قانونی خود را نادیده گرفته و آن را موضوعی پیش پا افتاده می انگارند.در صورتی که تحریر دفاتر و نگهداری از دفاتر چه نانویس چه نویس امری مهم برای هر کارفرمایی می باشد.در زمان رسیدگی،دفاتر جزء مدارک اساسی است که ممیز مالیاتی یا حسابرس بیمه یا حسابرسان خواستار رویت آن می باشند.در پاسخ به سوالات بسیاری از کاربران و رفع ابهام آنها،در مورد موضوع تحریر دفاتر صحبت می نمائیم:
دفاتر قانونی
بعد از اینکه درخواست پلمپ دفاتر در سازمان اداره ثبت شرکتها ثبت شد به اداره پست رفته و هزینه های پستی را پرداخت می نمائیم و سپس از طریق اداره پست دفاتر ارسال می شود.برخی از کاربران بعد از دریافت دفاتر،متاسفانه دفاتر را چک نمی نمایند و این موضوع مشکلات بسیاری را در پی خواهد داشت.
حتما دفاتر پلمپ شده را چک نمائید و شماره پلمپی که در صفحه اول دفاتر وجود دارد را با شماره بارکدی که روی پلمپ حک شده تطبیق دهید.بایستی این شماره و بارکد یکی باشد.صفحه اول دفاتر پلمپ شده حتما دارای مهر و امضا می باشد و تاریخی که در این برچسب درج شده برای قبل از سال مالی می باشد،چون شما قبل از سال مالی مورد نظر اقدام به دریافت دفاتر نموده اید.نام شرکت و شماره ثبت شرکت را چک نمائید.
نکات کاربردی ساده ولی مهم در تحریر دفاتر
فردی که دفاتر را می نویسد بایستی مفهوم بدهکار و بستانکار را بداند.در زمان تحریر دفاتر تمامی اعداد و حروف بایستی به فارسی باشد.با مواد یا ابزاری که به سهولت پاک می شود نبایستی نوشته شود.سعی نمایید از روان نویس یا خودنویس استفاده ننمائید چون ممکن است جوهر به صفحات دیگر پس داده شود.
در هنگام نوشتن شرح ثبت های روزنامه سرفصل بدهکار و بستانکار با فاصله نوشته شود.در زمان تحریر دفاتر با اعداد و ارقام سرو کار دارید دقت نمائید که اعداد به صورت واضح و مشخص درج شود به خصوص در نوشتن عدد ۵ و ۰ دقت نمائید چون ممکن است عدد ۵ ،عدد ۰ خوانده شود.تحریر دفاتر را زمانی که خسته نیستید انجام دهید چون ممکن است در اثر خستگی متوجه این نشوید که چند صفحه به هم چسبیده و شما صفحه ای را جا بگذارید.مبالغ را در نقل به صفحه بعد و نقل از صفحه قبل وارد نمائید.
اگر دفاتر قانونی که دریافت نموده اید شماره گذاری اشتباه از سوی سازمان شده باشد این امر سبب رد دفاتر نیست چون این خطا مربوط به زمان تهیه دفاتر از سوی سازمان بوده است.
علل رد دفاتر
مطمئنا در زمان تحریر دفاتر اشتباه داشته اید! نگران نباشید اگر اصول رفع اشتباه را در تحریر دفاتر بدانید دیگر جای نگرانی نیست.زمانی که اشتباهی داشتید در ثبت اعداد یا شرح کافیست با خودکار قرمز روی اشتباه خط کشیده و درست آن را بالای خط قرمز بنویسید.ولی اینطور نباشد که این امر باعث شود که از دقتتان بکاهید.اشتباه های وافر نیز سبب رد دفاتر می شود.
از غلط گیر یا چسب یا تراشیدن اشتباه یا بکارگیری مواد شیمیایی در از بین بردن اشتباه جدا خودداری فرمائید.
در زمان وقوع اشتباه از پررنگ نمودن آن و تصحیح آن اشتباه با خودکار جدا خودداری فرمائید.
اگر صفحه ای قبل از اتمام نوشتن کل اسناد در دفتر روزنامه نانوشته باشد یا دفاتر از پلمپ خارج شوند موجب رد دفاتر است.
جدا نمودن صفحه یا صفحاتی از دفاتر کل و روزنامه موجب رد دفاتر است.چون تمام صفحات دفاتر شماره گذاری شده است.
اگر متوجه شدید که سندی جا افتاده از نوشتن این سند بین سطرها خودداری نمائید.
سفید گذاشتن صفحه ای در دفتر روزنامه باعث رد دفاتر می شود.
اگر به هر دلیلی دفاتر قانونی از دست مودی خارج شده باشد و نتواند بالاترین مدیر سازمان امور مالیاتی را راضی نموده و تائید ایشان را کسب نماید باعث رد دفاتر است.لذا در نگهداری دفاتر خود کوشا باشید.
عدم مطابقت رویدادهایی که در سیستم ها و نرم افزارها ثبت نمودیم با مواردی که در دفاتر قانونی خود به سازمان امور مالیاتی ارائه نمودیم سبب رد دفاتر است.
طاهره وطن
منبع : https://persianhesab.com/legal-books
