در حسابداری مواردی وجود دارد که باید حتما در فرصت مشخص تعیین شده انجام پذیرد و در صورت عدم رعایت موجب تعلق جرایم خواهد بود. یکی از این موارد مهم ارسال لیست بیمه شدگان است. طبق ماده ٣٩ قانون تأمین‌اجتماعی کارفرمایان مشمول قانون تأمین‌اجتماعی مکلف هستند حق‌بیمه مربوط به هر ماه را حداکثر تا آخرین روز ماه بعد پرداخت کنند. در این مطلب قصد داریم در خصوص مهمترین مطالب مرتبط با بیمه کارگاه های مشمول قانون تامین اجتماعی صحبت کنیم.
تشکیل پرونده و اخذ کد کارگاهی
اشخاص حقوقی یعنی موسسات و شرکت های موضوع قانون تجارت، با ارائه مدارک خود پس از گذراندن مراحل ثبت نام و تشکیل پرونده می توانند کد کارگاهی دریافت نمایند.مدارک شامل موارد زیر می باشند:
۱- اساسنامه
۲- آگهی تاسیس و روزنامه رسمی
۳- سند مالکیت یا سند اجاره محل
۴- پروانه تاسیس یا بهره برداری
۵- سایر مدارک مرتبط با ثبت شرکت یا شروع فعالیت حسب ضرورت
پس از طی سایر مراحل اداری، بازرس تامین اجتماعی جهت بازرسی به محل شرکت مراجعه مینماید. در صورت احراز شدن فعال بودن شرکت کد کارگاهی صادر می شود.
اشخاص حقیقی نیز می توانند با مراجعه به شعبه محل فعالیت خود و ارائه مدارکی از قبیل سند مالکیت، اجاره نامه محل، پروانه تاسیس یا بهره برداری و یا تاییدیه اتحادیه های صنفی و طی نمودن سایر مراحل اداری اقدام به تشکیل پرونده و اخذ کد کارگاهی نمایند.
نحوه ثبت نام کارگر جدید
کارگاه های تازه تاسیس
کارگاه هایی که به تازگی کد کارگاهی دریافت می نمایند باید با ارائه مدارک شناسایی کارکنان خود را نزد شعبه محل پرونده معرفی و نام نویسی نمایند.
افراد تازه استخدام شده
اگر فرد جدیدی که استخدام نمودید قبلا در کارگاه دیگری سابقه بیمه پردازی داشته است، مراتب را طی یک نامه به شعبه محل پرونده کارگاه اعلام نمایید.
در صورتی که فرد مزبور تاکنون سابقه بیمه پردازی نداشته است، برگ نام نویسی بیمه شده جدید را که از شعبه دریافت نمودید تکمیل و مهر و امضا نمایید. کارگر به همراه برگ نام نویسی و مدارک شناسایی به شعبه بیمه مراجعه و نام نویسی خود را تکمیل می کند.
تهیه فایل لیست بیمه
فایل های لیست بیمه شامل دو فایل با فرمت dbf بوده که با استفاده از نرم افزار ListDisk، و یا زیرسیستم حقوق دستمزد نرم افزار حسابداری کارگاه تهیه می شوند.
سامانه ارسال لیست بیمه
ارسال فایل لیست بیمه از طریق نشانی اینترنتی samt.tamin.ir امکان پذیر است. پس از بارگذاری صفحه مربوط با وارد کردن نام کاربری و کلمه عبور وارد پرتال مربوط به کارگاه خود می شوید.
فایل های لیست بیمه را که تهیه نمودید در پرتال بارگذاری نمایید.
پس از بارگذاری و ارسال لیست بیمه در قسمت مشاهده فهرست لیست ها وضعیت لیست ارسالی را مشاهده می کنید. اگر خطایی در فایل وجود نداشت، لیست شما تایید نهایی شده و اکنون می توانید نسبت به پرداخت آن اقدام فرمایید.
اگر وضعیت لیست عدم تایید نهایی بود باید لیست خطاها را مشاهده و نسبت به رفع آنها اقدام کنید و سپس لیست اصلاح شده را مجددا ارسال نمایید.
اصلاح اشتباهات لیست بیمه
در صورتی که در لیست بیمه اشتباهی رخ داده باشد تا پیش از انتخاب گزینه ارسال به شعبه می توانید آن را اصلاح نمایید.
در صورتی که لیست را ارسال نمودید و لیست تایید نهایی شد ولی هنوز مبلغ آن را پرداخت نکردید، با مراجعه به شعبه محل پرونده، از کارشناس خود بخواهید تا لیست ارسالی را حذف نموده و پس از اصلاح مجددا در سامانه بارگذاری نمایید.
در صورتی که لیست را ارسال نمودید و لیست تایید نهایی شد و مبلغ آن را نیز پرداخت نمودید، لیست قابل اصلاح نبوده و مسئولیت آن به عهده کارفرما است. در این صورت برای بیمه شده ای که از قلم افتاده باید از طریق ادعای سابقه و طرح در کمیته سوابق، سوابق فرد مورد نظر را اصلاح و بدهی مربوط را با جرایم پرداخت نمایید.
عدم تایید نهایی لیست
اگر پس از ارسال لیست، با وضعیت عدم تایید نهایی برخورد نمودید، با کلیک بر روی گزینه مربوط می توانید لیست خطاها را مشاهده بفرمایید. از شایع ترین خطاهایی که ممکن است رخ دهد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- عدم مطابقت کد ملی و یا شماره بیمه، که در این حالت احتمالا مشخصات یکی از کارکنان را اشتباه وارد کردید. لیست را دوباره بررسی نمایید.
۲- فرد با این مشخصات در لیست بیمه شدگان کارگاه نیست. در این حالت احتمالا کارگر جدید را به شعبه بیمه معرفی نکرده و یا نام نویسی فرد مزبور انجام نشده است.
تعطیلی کارگاه
در صورت تعطیلی کارگاه دو حالت ممکن است. حالتی که به تشخیص مراجع حل اختلاف قانون کار، امکان بازگشایی کارگاه وجود دارد که کارفرما موظف است مزایای مندرج در ماده ۱۶۵ قانون کار را شامل حق السعی از روز اخراج تا روز بازگشایی به کارگر پرداخت نماید.
در حالتی که به تشخیص مراجع حل اختلاف قانون کار، امکان بازگشایی مجدد کارگاه وجود نداشته باشد، کارفرما موظف است تمام حق و حقوق کارگر را پرداخت و از تاریخ پایان کار به مدت سی روز نسبت به برقراری بیمه بیکاری اقدامات لازم را انجام دهند.
یکی دیگر از وظایف کارفرما در حالت تعطیلی کارگاه اعلام تعطیلی به شعبه محل پرونده و همچنین اعلام ترک کار پرسنل در لیست بیمه آخرین ماه فعالیت می باشد.
تغییر از شخصیت حقیقی به حقوقی
اگر کارفرما شخص حقیقی بوده و قصد داشته باشد که به شخصت حقوقی تبدیل شود و یا به بیان دیگر شرکت ثبت نماید پس از تصمیم گیری درخصوص نوع شرکت، باید تمام قوانین و مقررات مربوط به آن نوع شرکت را طبق قانون تجارت انجام دهد. انتقال دارایی ها و بدهی های شخص حقیقی به شرکت ثبت شده با توجه به نوع شرکت متفاوت و تابع قوانین مربوط به خود است.
همچنین یکی از اقدامات مهم پس از ثبت شرکت و تغییر شخصیت حقیقی به حقوقی مراجعه به شعبه محل پرونده تامین اجتماعی است. مدارک مورد نیاز تحویل شعبه داده شده و از این پس لیست بیمه کارگران با نام شرکت ثبت شده ارسال خواهد شد.
اخذ ردیف پیمان برای قراردادهای پیمانکاری
در شرکت های پیمانکاری علاوه بر کد کارگاه تامین اجتماعی، برای هر پروژه پیمانکاری یک کد پیمان هم اختصاص داده می شود که لیست بیمه شدگان هر پروژه بر اساس کد پیمان به سازمان تامین اجتماعی تحویل داده می شود. شرکت های پیمانکاری برای لیست بیمه باید برای هر پیمان یک محل خدمت جدید تعریف و کد پیمان مرتبط با هر کدام تنظیم می شود.
اخذ کد یا ردیف پیمان به جهت رعایت مفاد ماده ۳۸ تامین اجتماعی است. همه افرادی که در این پیمان مشغول به کار هستند، بر اساس شماره بیمه ای باید آخر هر ماه طبق ماده ۳۸ قانون تامین اجتماعی لیست بیمه پیمان مذکور را با کد ردیف پیمان به این سازمان ارسال نمایند. پس از محاسبه حق بیمه طبق ضرایت ماده ۳۸، مبلغ بیمه کارکنانی که مستقیما در آن پروژه فعالیت داشته اند از کل مبلغ کسر و مابقی به تامین اجتماعی پرداخت و مفاصا حساب اخذ می شود.
بعد از انعقاد قرارداد حتما یک نسخه از آن باید توسط پیمانکار یا کارفرما به شعبه تامین اجتماعی تحویل داده شود. شعبه بعد از دریافت قرارداد برای کارگاه پرونده تشکیل داده و شماره کارگاه و ردیف پیمان اختصاص می دهد.
محمد رحم خدا
منبع : https://persianhesab.com
