حسابداری مدارک ناقص :

حسابداری که استخدام میشود موظف است تمام محاسبات را انجام دهد و مسولیت درست یا اشتباه بودن آنها هم در دست خود فرد است.

در جامعه ما حسابداری یک شغل معرفی شده است ولی در واقع هنر کسب درآمد است آن هم در بازاری که همه به دنبال کسب سود هستند. اینکه به چه طریقی از یک سری اعداد و ارقام خشک و نامفهوم به درآمد و سود دست یابیم هنرنمایی یک حسابدار را می رساند.

مهارت و تخصص یک حسابدار زمانی نمایان میشود که از بین اطلاعات گم یک سیستم حسابداری شفاف طراحی کند. حسابداری که بتواند سختی سردرگمی های وارد شده به سیستم حسابداری را تحمل کند و با صبر و دقت بالا اسناد و اعداد درهم ریخته را سامان بخشد قطعا بعد از گذشتن از این مسیر سخت به موفقیت دست خواهد یافت.

حسابداری که استخدام میشود موظف است تمام محاسبات را انجام دهد و مسولیت درست یا اشتباه بودن آنها هم در دست خود فرد است.یعنی مدیریت فقط و فقط او را مسول تمام خطاها و یا کل عملیات مالی شرکت میداند. کار حسابدار آنجا سخت میشود که بخواهد حسابداری از روی مدارک ناقص را انجام دهد.

     مدارک ناقص دو حالت دارد:

یا مدارکیست که نقص اطلاعاتی دارد یعنی معتبر و قابل اتکا نیست که در مباحث مالیاتی و رسیدگی دفاتر اگر این مدارک وجود داشته باشد دفاتر رد خواهد شد. یعنی حسابدار موظف است که مدارک و اسناد مثبته را بررسی و اگر مورد تایید و قابل اعتماد نیست رد کند. مثلا صورت حساب خرید و فروشی که بعد از اعمال ارزش افزوده تخفیف آن محاسبه شده است قابلیت اتکا ندارد و یا فاکتور هایی که به دلیل عدم وجود مهر و امضا نمیتوان از آنها به عنوان مدارک معتبر نگهداری کزد.

مدارک ناقص جنبه دیگری هم دارد و آن کنار هم چیدن مدارک ناقصی است که برای ثبت اسناد حسابداری لازم است. برای مثال شرکتی را تصور نمایید که مدارک و فاکتور های فروشش را از دست داده است به نظر شما چگونه میتواند اطلاعات فروش را در سیستم خود وارد کند؟ در حالی که نه اطلاعات مبلغ و میزان فروش وجود دارد و نه مشتریانی که به آنها جنس فروخته ایم. باید چه مواردی را انجام دهیم تا سود و زیان دوره را بتوان محاسبه کرد.

برای اینکار یک راهکار خوب وجود دارد و آن این است که ابتدا با ارسال یک لیست به بدهکاران از آنها صورت حساب درخواست میکنید و بعد فاکتورهای ثبت شده در لیست هرکدام از مشتریان را در سیستم خود نگهداری میکنیم. از طرفی موجودی انبار و حواله های انبار را بررسی میکنیم و از روی حواله های خروجی اطلاعات دقیق فروش را مغایرت گیری میکنیم. و برای اینکه متوجه شویم آیا بابت این فاکتورها تسویه حساب انجام شده است یا خیر از پرینت های بانک رسیدگی را انجام میدهیم.

با کنار هم قرار دادن مدارک حواله های انبار، پرینتهای بانک و صورت حسابهای دریافتی از مشتریان بسیاری از موارد مبهم و مدارک ناقص رفع خواهد شد.

بسیاری از واحدهای تجاری کوچک که فعالیت اقتصادی چندانی ندارند بنا به دلایل مختلف نظیر اقتصادی نبودن سیستم ثبت دو طرفه ،معمولا اسناد و مدارک کاملی برای ثبت فعالیت های خود نگهداری نمی کنند و تنها یک سری مشکلات آنها را بر طرف سازد،نگهداری می نمایند.این گونه واحدهای تجاری برای تهیه و تنظیم صورت های مالی و یا اظهارنامه مالیاتی به حسابداران مراجعه می کنند.

حسابداران نیز با بررسی اسناد و مدارک موجود پرس و جو از مدیران و کارکنان و همچنین با استفاده از اطلاعاتی که از بانک ها و مشتریان طرف حساب واحد تجاری به دست می آورند،اطلاعات مالی مورد نیاز را جمع آوری نموده و بر مبنای سیستم ثبت دو طرفه (معامله اصلی حسابداری ،یعنی دارایی ها = بدهی ها +حقوق صاحبان سرمایه)وبا استفاده از حسابهای تنظیم شده،نسبت به تهیه صورت های مالی اقدام می نمایند.

     تهیه و تنظیم ترازنامه از روی مدارک ناقص:

واحدهای تجاری که برای ثبت فعالیت‌های خود از سیستم یک طرفه استفاده می‌کنند، برخی از اطلاعات اساسی مانند دریافت‌های نقدی، چک‌های صادر شده، مبالغ قابل دریافت از بدهکاران و مبالغ قابل پرداخت به بستانکاران را در دفاتر ثبت می‌نمایند. بنابراین با استفاده از اطلاعات مزبور و سایر منابع اطلاعاتی می‌توان ترازنامه این گونه واحدهای تجاری را در هر تاریخی تهیه نمود. به طور خلاصه، نحوه تعیین اقلام ترازنامه به شرح زیر می‌باشد:

۱- صندوق ـ‌ از طریق شمارش وجوه نقد تعیین می‌شود.

۲- موجودی بانک ـ با تجزیه و تحلیل سوابق مربوط به حساب بانک در دفاتر واحد تجاری و بررسی صورت‌حساب‌های بانکی تعیین می‌شود.

۳- مطالبات ـ از طریق رسیدگی به فاکتورهای دریافت نشده فروش، تجزیه و تحلیل حساب مشتریان و سوابق مربوط به اسناد وصولی مدت‌دار تعیین می‌شوند.

۴- موجودی‌های مواد و کالا ـ از طریق شمارش یا توزین اندازه‌گیری شده و بر اساس فاکتورهای خرید قیمت‌گذاری می‌شوند.

۵- دارایی‌های غیرجاری ـ این گونه دارایی‌ها نیز مانند موجودی‌های مواد و کالا تعیین می‌شوند.

۶- بدهی‌ها ـ از طریق رسیدگی به فاکتورهای پرداخت نشده خرید، تجزیه و تحلیل حساب فروشندگان و سوابق مربوط به اسناد پرداختنی مدت‌دار تعیین می‌شوند.

۷- سرمایه ـ پس از تعیین مبلغ دارایی‌ها و بدهی‌ها به ترتیب فوق، مبلغ سرمایه از تفاوت بین دارایی‌ها و بدهی‌ها در هر تاریخی به دست می‌آید.

در برخی موارد،اطلاعات موجود ممکن است خیلی کم باشد تا بتوان آنها را در یک سیتم ثبت دو طرفه پیاده نمود.به عنوان مثال،ممکن است مدارکی در خصوص مبالغ دریافت شده ی ناشی از فروش و مبالغ پرداخت شده بابت خرید وجود نداشته باشد،که در این مورد محاسبات مربوط به سود ناخالص امکان پذیر نمی گردد.آنچه که امکان پذیر خواهد بود ردیابی وجوه نقد سرمایه گذاری شده ی مالکان یا وام دریافتی از آنها خواهد بود.

در این راستا ،پس از تعیین مانده های سرمایه در پایان و اول سال می توان با مقایسه ی آنها و لحاظ هر گونه تغییرات سرمایه ای در طول سال مالی به سود و زیان خالص دست یافت.

همان طور که می دانید سیستم حسابداری فعلی بر مبنای تعهدی استوار است.بنابراین، هنگام تهیه ی صورت جریان وجوه نقد که بر مبنای نقدی ارائه می شود، آثار مبنای تعهدی خنثی و به مبنای نقدی تبدیل می شود. در خصوص مدارک ناقص این امر معکوس بوده بدین معنی که مبنای نقدی تبدیل به مبنای تعهدی می شود.به عبارت دیگر،با استفاده از مدارک موجود در خصوص دریافت ها و پرداخت های نقدی،اطلاعات مورد نیاز برای ثبت به مبنای تعهدی به دست می آید.

یکی از اشتباهات حسابداران ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات افراد حقیقی و حقوقی در اسناد و مدارک حسابداری می باشد. این مورد گاهی باعث می شود شرکت مورد نظر دچار مشکل شده و حتی مجبور به پرداخت هزینه های ناشی از این اشتباهات می باشد.

در ادامه چند نمونه واقعی از این اشتباهات به ظاهر ساده عنوان می شود که احتمالا شما نیز در زمان فعالیت خود با مواردی از این قبیل برخورد داشته اید:

     وجود دو نفر با مشخصات مشابه هم:

به عنوان مثال وجود دو طرف حساب با نام مشابه در سیستم حسابداری، احتمال ثبت اشتباه اطلاعات یک شخص در حساب شخص دیگر را افزایش می دهد. این مورد ممکن است حتی در زمان کنترل اسناد مشخص نگردد. جهت جلوگیری از بروز این مشکل پیشنهاد می گردد مشخصه بارز دیگری نیز در شرح نام این افراد اضافه شود به عنوان مثال چنانچه یکی از این افراد ساکن تهران و دیگری ساکن اصفهان می باشد پس از ثبت نام وی، محل آن ها را نیز اضافه نمایید.

     عدم ثبت اطلاعات کامل اشخاص در اسناد و مدارک:

یکی دیگر از این اشتباهات که می تواند باعث ایجاد مشکلات فراوان شود عدم ثبت کامل مشخصات اشخاص در فاکتورها، مدارک مثبته و اسناد حسابداری می باشد. یک مورد واقعی که من با آن برخورد کرده ام در همین مورد بود. حسابدار شرکت در زمان پرداخت حق الزحمه نام کامل چند نفر از دریافت کننده ها را که باز نشسته بودند و مشمول بیمه نبودند در شرح اسناد حسابداری ثبت نکرده بود.

سازمان حسابرسی تامین اجتماعی پس از بررسی اسناد حسابداری با توجه به نبود اطلاعات کامل افراد در شرح آرتیکل ها و اسناد حسابداری و عدم توجه به پیوست های اسناد، برای افراد مذکور حق بیمه ای در حدود صد و پنجاه میلیون تومان در نظر گرفته بود که دفاعیات شرکت به هیچ عنوان مورد قبول تامین اجتماعی قرار نگرفت و شرکت مجبور به پرداخت حق بیمه مذکور گردید.

     ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات اشخاص:

این مورد به ویژه در زمان رسیدگی مالیاتی نمود بیشتری می یابد. چنانچه شما نام یا مشخصات کامل خریداران را در فاکتورهای فروش ارائه ندهید احتمال عدم تایید آن ها توسط ممیز مالیاتی و علی الراس شدن وجود دارد و در صورتی که مشخصاتی که شما به اشتباه در حساب ها ثبت کرده اید با مشخصه شرکت دیگری یکسان باشد آن شرکت دچار مشکل می شود و باید در زمان رسیدگی عدم تعلق اطلاعات اعلام شده توسط شما به خود را اثبات کند که انجام این مورد بسیار زمان بر و مشکل می باشد.

برخی از مهمترین مواردی که حتما باید از اشخاص دریافت کنید به شرح زیر است (سایر موارد را با توجه به فعالیت و موضوع قرارداد می توان اضافه نمود):

نام و نام خانوادگی کامل در مورد اشخاص و نام شرکت و نوع آن در مورد اشخاص حقوقی
شماره شناسنامه و شماره ملی اشخاص و شماره ثبت و شناسه ملی شرکت ها
نام مدیر عامل شرکت ها و سهامداران
تاریخ تولد اشخاص و تاریخ ثبت شرکت ها
شماره تماس
آدرس دقیق و کد پستی

منابع: تاروردی یدالله(۱۳۸۷)-حسابداری مالی-جلد اول چاپ هفتم
اسکندری جمشید-حسابداری میانه-جلد دوم-چاپ هفتم
خواجوی شکرالله-حسابداری میانه-جلد دوم

https://hacc.ir