یکی از مهم‌ترین اهداف هر کسبوکاری افزایش بهره‌وری کارمندان است که فقط با تدابیر مشترک مدیران شرکت‌ها و مسئولان منابع انسانی محقق می‌شود. اما متأسفانه حاصل تلاش‌های تعداد اندکی از این عزیزان موجب افزایش بهره‌وری می‌شود. در واقع سیاست‌ها و برنامهریزیهای حاکم بر فرآیندهای کسبوکار، باید به گونه‌ای اندیشیده و اجرا شوند که هدررفت هزینه‌های شرکت به ازای هر نیروی کار به حداقل برسد. در این مقاله قصد داریم به معرفی عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی بپردازیم تا سرپرستان شرکت‌ها بتوانند رونق کسبوکارشان را به حداکثر برسانند.
ستون‌های بهره‌وری
۱. کارمندان کارآزموده و خلاق
یکی از مهم‌ترین عوامل مؤثر بر بهره‌وری، استخدام و حفظ کارمندانی است که قابلیت‌های استثنایی و مهارت‌های خودانگیزشی دارند. مدیران شرکت‌ها و مسئولان منابع انسانی باید در اقدامی هماهنگ، کارمندانی را استخدام کنند، پرورش بدهند و در جمع کارکنان شرکت حفظ کنند که علاوه بر چابکی، کارآمدی و خلاقیت، به یادگیری نیز اشتیاق نشان بدهند. متأسفانه بدون بهره‌مندی از سازوکار مدیریتی صحیح و در اختیار داشتن منابع ضروری، حتی کارمندان تمام‌عیار نیز نمی‌توانند به تنهایی به بهره‌وری مطلوبی دست پیدا کنند.
۲. مدیریت و رهبری توأم با تدبیر
مدیریت و رهبری یکی دیگر از مهم‌ترین عوامل مؤثر بر بهره وری است. مدیران کسبوکار نقش بسزایی در تعیین اهداف، اولویت‌ها و وظایف نیروی انسانی دارند. برنامه‌ریزی منسجم، استخدام کارمندان شایسته، رهبری مدبرانه و ایجاد انگیزه در کارمندان، از جمله اقداماتی هستند که اگر مدیری بتواند با همکاری مسئول منابع انسانی محقق‌شان کند، شرکت در مسیر موفقیت قرار خواهد گرفت. متأسفانه ناکارامدی بسیاری از مدیران، به تضعیف چرخه‌ی بهره‌وری می‌انجامد. به همین دلیل، گاهی مسئولان منابع انسانی مجبور می‌شوند مسئولیت پرورش مدیران و رهبران شرکت‌ها را نیز به عهده بگیرند و افراد ناکارامد را تشخیص بدهند و برکنارشان کنند.
عوامل راهنما
۱. برنامه‌ریزی استراتژیک
یک برنامه‌ریزی استراتژیک منسجم و انتخاب یک استراتژی رقابتی مناسب، شانس موفقیت هر کسبوکاری را افزایش می‌دهد. باید بدانید که موفقیت تعهد می‌آورد. اگر استراتژی و برنامهریزیهای شرکت به اندازه‌ی کافی گویا باشند و خیلی خوب تفهیم شوند، نه‌تنها کارمندان باانگیزه‌تر فعالیت خواهند کرد، بلکه با دانستن مسیر استراتژیک شرکت، می‌توانند وظیفه‌شان را متمرکزتر دنبال کنند. تقدیر از کارمندانی که به ارزش‌های سازمان پایبند هستند نیز یکی دیگر از راهکارهایی است که موجب ایجاد تعهد می‌شود.
۲. تعیین هدف کسبوکار
تمامی واحدها و گروه‌ها باید از وظایف خود آگاه باشند. مدیران و رهبران وظیفه دارند هدف کسبوکارشان را مشخص و تفهیم کنند. این هدف نه‌تنها باید گیرا و قانع‌کننده باشد، بلکه باید به کارمند القا کند که از جایگاه ارزشمندی برخوردار است. زمانی یک کارمند نسبت به هدف کسبوکار متعهدانه رفتار خواهد کرد که خودش نیز در تعیین هدف نقش داشته باشد. اگر هدف کسبوکاری نامشخص و مبهم باشد، از میزان همکاری و تعهد کارمندان در تحقق هدف کاسته خواهد شد.
۳. شفاف‌سازی اهداف فردی و گروهی
اهداف عملیاتی مشخص، باعث می‌شوند تک‌تک کارمندان درباره‌ی انتظاراتی که از عملکردشان می‌رود، آگاهی کامل پیدا کنند. اگر این اهداف به طرزی عالی تفهیم شوند و قابل‌سنجش نیز باشند، کارمندان دقیقا متوجه خواهند شد که چه اقداماتی ارزشمندتر تلقی می‌شوند. اهدافی که دور و دراز اما دست‌یافتنی باشند، کارمندان را به تلاش بیشتر سوق می‌دهند.
۴. اولویت‌بندی تخصیص منابع
اولویت‌بندی مشخص و دقیق کمک می‌کند زمان و منابع، به ارزشمندترین و تأثیرگذارترین وظایف اختصاص داده شوند. کارمندان باید از اولویت اهداف، وظایف، فرآیندها و مشتریان آگاه شوند. فرآیندهایی نیز باید اندیشیده شوند تا بخش اعظم منابع به‌طور حتم در اختیار اولویت‌های سطوح بالاتر قرار گیرد.
۵. سنجش عملکرد کارمندان
معیارها و فرآیندهای گزارشی مؤثر جهت سنجش عملکرد، موجب تقویت اهداف گروهی و فردی می‌شوند. هر اقدامی که قابل سنجش و گزارش باشد، اثربخش‌تر خواهد بود. به همین دلیل، معیارهای عملکرد علاوه بر افزایش تمرکز کارمندان روی موضوع هدف، بازخورد مناسبی از میزان کارآیی هر کارمند به‌دست خواهند داد و در نهایت باعث پیشرفت مستمر می‌شوند.
۶. پاداش‌های مالی
اگر پاداش‌های مالی مستقیما با عملکرد و معیارهای هر هدف در ارتباط باشند، موجب تقویت مضاعف پیامی خواهند شد که به کارمند تفهیم می‌کند چه اقداماتی ارزشمندتر تلقی می‌شوند. پاداش‌های مالی گروهی و فردی اگر با عوامل هیجانی غیرمالی همراه شوند، نقش بسزایی در افزایش تمرکز کاری و بهره‌وری مستمر خواهند داشت.
عوامل پشتیبانی
۱. پشتیبانی از کارمندان
در عصر حاضر کمتر وظیفه‌ای پیدا می‌شود که یک کارمند بتواند به‌صورت کاملا انفرادی و بدون هیچ کمکی انجامش بدهد. اگر کارمندان‌تان از هم‌گروهی‌های مکمل و نیز پشتیبانی مدیران و سایر کارمندان برخوردار نشوند، میزان بهره‌وری فردی با رکود مواجه خواهد شد.
۲. همکاری و به اشتراک‌گذاری تجربیات
یادگیری از طریق آزمون و خطا موجب کُندشدن مسیر پیشرفت می‌شود. اگر قرار باشد تک‌تک کارمندان از طریق آزمون و خطا به صحیح‌ترین روش انجام کارشان دست پیدا کنند، چون احتمال دارد عده‌ی زیادی دست به اقدامات ناصحیح مشابه بزنند، درصد خطا افزایش می‌یابد. این در حالی است که اگر عده‌ای خارج از گروه به‌طور آزادانه مشارکت کنند و تجربیات‌شان را در اختیار اعضای گروه بگذارند، بهره‌وری کارمندان به طرز شگفت‌انگیزی تقویت خواهد شد. ایجاد این‌گونه فرصت‌ها جهت همکاری متقابل و به اشتراک‌گذاری تجربیات بر عهده‌ی مسئولان منابع انسانی است.
۳. حمایت از نوآوری‌ها
بقای بسیاری از صنایع در صورتی که سطح بهره‌وری سالانه‌شان افزایش پیدا نکند با تهدید مواجه خواهد شد. در حال حاضر، صنایع مختلف به چیزی حدود ۱۰ تا ۲۵ درصد افزایش سالانه‌ی بهره‌وری نیاز دارند. صنایع امروزی علاوه بر نوآوری مستمر در محصولات، باید نسبت به نوآوری در فرآیندهای کسبوکار نیز کوشا باشند. بهبود فرآیندهای کسبوکار به تنهایی در افزایش سطح بهره‌وری کافی نیست، به همین دلیل از مسئولان منابع انسانی انتظار می‌رود، مشوق‌هایی ایجاد کنند که محرک نوآوری مستمر در میان کارمندان شوند.
۴. نظارت و تسلط
نظارت و تسلط می‌تواند به بهبود یا ضعف در تصمیم‌گیری‌ها بینجامد. عدم نظارت و آزادی بیش از حد موجب اتلاف منابع، دوباره‌کاری و تمرکز ناکافی می‌شود. در نقطه‌ی مقابل، مدیریت ذره‌بینی و اعمال قوانین بیش از حد، روی تصمیم‌گیری‌ها و پیشرفت کارمندان تأثیر منفی خواهد گذاشت. بهره‌وری مطلوب زمانی حاصل می‌شود که تعادل برقرار باشد، به‌طوری که به کارمندان نیز به اندازه‌ی کافی قدرت نظارت، امکان تسلط و اجازه‌ی تصمیم‌گیری داده شود.
۵. مشوق‌های غیرمالی
مدیران و رهبران می‌توانند علاوه بر پاداش‌های مالی، برای کارمندان‌شان مشوق‌های غیرمالی هم تدارک ببینند. مشوق‌های غیرمالی موجب افزایش شور و هیجان، انرژی، انگیزه و وظیفه‌شناسی کارمندان می‌شوند. از جمله‌ی این‌گونه مشوق‌ها می‌توان به شناسایی و قدردانی از کارمندان نمونه و نیز ایجاد فرصت‌های یادگیری اشاره کرد. مسئولان منابع انسانی باید اطمینان حاصل کنند که مدیران از مشوق‌های غیرمالی به طرزی تأثیرگذار بهره بگیرند.
۶. تأمین ورودی‌ها
در بسیاری از موارد، وظیفه‌ی برخی کارمندان یا گروه‌ها به خروجی حاصل از وظایف سایر کارمندان یا گروه‌ها بستگی دارد. بنابراین ورودی‌های مورد نیاز هر کارمند یا گروه باید به موقع و با کیفیت مناسب تأمین شوند. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که خروجی‌های هر گروه مطابق استانداردهای گروه دیگری باشد که مبنای کارشان به خروجی گروه قبلی وابسته است.
۷. رفع موانع بهره‌وری
حتی در صورت حضور همه‌ی عواملی که موجب بهبود بهره‌وری می‌شوند، باز هم ممکن است بهره‌وری تحت تأثیر موانع واقعی یا غیرواقعی آسیب ببیند. کارمندان تغییرناپذیر، سیاست‌های سازمانی، حسادت‌های فردی، کسب‌وکارهای رقیب و نیز اشخاص قدرتمند، از جمله موانعی هستند که روی بهره‌وری تأثیر منفی می‌گذارند. حتی گاهی ممکن است کارمندان به موجب برخی موانع واقعی یا غیرواقعی، از تلاش در جهت بهبود بهره‌وری یا ایجاد نوآوری بازبمانند.
عوامل مهارتی، ارتباطی و اطلاعاتی
۱. به‌روزرسانی مهارت‌ها و دانش کارمندان
رقابت جهانی در علوم مختلف موجب ایجاد تغییرات سریع شده است. از این رو، مهارت‌ها و دانش فعلی هر کارمند باید به‌طور پیوسته به‌روزرسانی شود. مدیران موظف هستند کارمندانی را که مهارت‌هایشان از سطح مطلوب پایین‌تر است، شناسایی کنند. مسئولان منابع انسانی نیز وظیفه دارند فرآیندهایی را تدارک ببینند که به موجب این فرآیندها مهارت‌ها و دانش کارمندان به‌طور پیوسته به‌روزرسانی شوند و از طرفی، مدت زمانی که هر کارمند از وظیفه‌اش فاصله می‌گیرد نیز به حداقل برسد.
۲. برقراری ارتباط با کارمندان و ارائه‌ی بازخورد
برقراری ارتباط با کارمندان و ارائه‌ی بازخورد موجب کاهش خطا و رنجش می‌شود. عدم برقراری ارتباط با کارمندان ممکن است باعث رنجش‌شان شود و احساس کنند که برای‌شان ارزش قائل نیستید. اگر کارمندان‌تان هیچ بازخوردی پیرامون کیفیت عملکردشان دریافت نکنند، درصد خطا افزایش می‌یابد و از سطح بهره‌وری کاسته خواهد شد. درباره‌ی مکانیسم‌های ارتباط‌گیری با کارمندان و ارائه‌ی بازخورد باید با همراهی خود کارمندان تصمیم گرفته شود تا این مکانیسم‌ها در نهایت با نیازهای هر دو طرف یعنی هم مدیران و هم کارمندان مطابقت داشته باشند.
۳. ارائه‌ی اطلاعات صحیح
ارائه‌ی اطلاعات صحیح موجب بهبود تصمیم‌گیری‌ها می‌شود. مدیران و کارمندان باید به تمامی اطلاعات و داده‌های مرتبط دسترسی داشته باشند تا بتوانند سازنده عمل کنند و تصمیمات تأثیرگذار بگیرند.
عوامل تأمین منابع
۱. بودجه‌ی ناکافی
بودجه‌ی ناکافی موجب کاهش بهره‌وری می‌شود. اگر بودجه‌ی کافی جهت اتمام یک پروژه در اختیار نباشد، حتی حاصل تلاش عالی‌ترین کارمندان و مدیران نیز نمی‌تواند موجب بهبود سطح بهره‌وری شود.
۲. تأمین فناوری‌ها، ابزارها و تجهیزات ضروری
حتی کارمندان با انگیزه و متعهدی که در سطوح بالا آموزش دیده‌اند نیز نمی‌توانند بدون در اختیار داشتن ابزار و تجهیزات کافی موفق عمل کنند. در عصری زندگی می‌کنیم که فناوری تقریبا در انجام هر عملی دخیل است، اما اگر در تدارک آموزش‌های لازم، فراهم‌سازی فناوری‌های ضروری و نیز انجام به‌روزرسانی‌های مداوم کوتاهی کنید، به مقدار قابل توجهی از سطح بهره‌وری کاسته خواهد شد.
سایر عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی
۱. اتحاد
اگر فرآیندهای کسبوکار مستقل از یکدیگر عمل کنند و هیچ‌گونه اتحادی در کار نباشد، درصد تأخیر و خطا در میان کارمندان افزایش می‌یابد. برای اینکه سطح بهره‌وری آسیب نبیند، یکپارچه‌سازی فرآیندهای وابسته به یکدیگر امری ضروری است. باید تمامی موانع را از سر راه کنار بزنید و ترتیبی بدهید تا فرآیندهایی که در ارتباط تنگاتنگ با یکدیگر قرار دارند، در نزد کارمندان درگیر در این فرآیندها کاملا یکپارچه به نظر برسند.
۲. عوامل تأثیرگذار خارجی
معمولا اغلب عواملی که روی افزایش یا کاهش سطح بهره‌وری تأثیر می‌گذارند از داخل خود شرکت ناشی می‌شوند، اما گاهی عواملی خارج از شرکت نیز ممکن است روی بهره‌وری کارمندان تأثیر منفی بگذارند. از جمله‌ی این عوامل خارجی می‌توان به فراز و نشیب‌های زندگی شخصی کارمندان، عوامل اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و حتی تغییرات آب‌وهوایی اشاره کرد. فرآیندهای بهره‌وری باید انعطاف‌پذیر باشند تا اگر عوامل خارجی روی بهره‌وری کارمندان تأثیر گذاشتند، تا حدودی با شرایط کارمند هماهنگ شوند.
کلام آخر
هزینه‌هایی که به ازای استخدام هر کارمند به شرکت تحمیل می‌شود، در صورتی که عملکرد کارمند استخدام شده از بهره‌وری مطلوبی برخوردار باشد، به شرکت بازگردانده خواهد شد. برخی کارشناسان منابع انسانی معتقدند بهبود بهره‌وری کارمندان بر عهده‌ی مدیران شرکت‌ها قرار دارد، اما عده‌ای دیگر از کارشناسان معتقدند این وظیفه مختص مسئولان منابع انسانی است، چرا که اغلب مدیران در این زمینه دانش کافی ندارند. البته که کنترل تمامی عوامل نام‌برده به تنهایی از دسترس مسئولان منابع انسانی خارج است، اما قطعا این افراد می‌توانند با تکیه بر کاردانی، تا حدودی بر عواملی که از محدوده‌ی کنترل‌شان خارج است نیز تأثیر مثبت بگذارند.
برگرفته از: eremedia
